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试论会计电算化系统下的内部控制制度(1)

论文出处():３．避开会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险

在手工方式下，信息以账、证、表等形式存储在不同的纸质上，增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行电算化会计后，有形记录较传统手工会计系统大为削减，凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依靠计算机方可录入、阅读或查询。实行会计电算化后，数据的载体不同了，信息来源于数据和程序，并且从一开头就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来，只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。假如缺乏适当的内控，那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大，而且数据改动后不留下任何痕迹。电磁介质也易受损坏，且有丧失或毁损的危急。所以会计电算化对会计档案治理形式提出了更高的要求。不仅要保存纸介质会计核算资料，而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序，以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

三、加强会计电算化条件下的内部掌握制度建立

强化内控治理，提高会计电算化的科学治理水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争力量的重要途径。

１．加强人员职能掌握。由于会计电算化学问与功能的相对集中，我们必需制定相应的组织和治理掌握制度，明确职责分工，加强组织掌握。所谓组织掌握，就是将系统中不相容的职责进展分别，即在系统中的各类人员之间进展分工，并以相应的治理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监视和相互制约的机制来保障会计信息的真实、牢靠，削减发生错误和舞弊的可能性。

职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分别。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进展职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分别，以及在电算化部门内部的职责分别。通过进展内部职责分工，以补救不相容职能集中化的缺乏。

会计电算化中，为了掌握操作人员职能，还可依据系统支持的不同软件进展职能分工，从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用。

２．加强系统安全掌握。这项掌握是为了保证计算机系统的运行安全，避开由于外部环境因素导致系统运行错误的担心全隐患。

３．加强内部审计。内部审计既是公司、企业内部掌握系统的重要组成局部，也是强化内部会计监视的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特别形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为，内部审计必需包括以下几个方面：（１）对会计资料定期进展审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合公司内掌握度，凭证附件是否标准完整。（２）审查机内数据与书面资料的全都性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应准时调整。（３）监视数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象。（４）对系统运行各环节进展审查，防止存在漏洞。

４．制定企业内部操作治理制度

操作治理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制定的，主要用来标准每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。除了软件对操作方面做了肯定的设计以外，制定并严格操作治理制度，将会有效地保证会计软件的安全运行；同时，也有利于内部牵制制度的执行。操作治理制度从内容上来看，一般包括以下几项：

（１）操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户治理功能，但其用户治理的设置是由人工进展的，这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定，用来在用户治理的设置和详细的操作中执行。

（２）预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必需经有关审核人员审核并签章后才能输入计算机等。

（３）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章前方可登记机内账簿等。

（４）建立必要的上机操作记录制度。如规定用操作日记的形式记录每天的上机操作内容等。

随着电子技术的飞速进展和电算化信息系统的普及运用，内部会计掌握制度中的新问题和新课题将不断消失。对其进展深入讨论，必将形成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法确实立，又将使电算化会计在新的根底上获得进一步完善和进展，也使得电算化会计环境下的内部掌握制度不断调整、完善，真正做到保证会计数据的牢靠性和真实性，提高企业的经济效益。■