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专业会议服务与保障合同(2025年版)

一、会议服务内容与保障

(1)本合同项下，乙方负责提供会议所需的各种服务，包括但不限于会议场地布置、音响灯光设备调试、餐饮服务、会务资料准备、嘉宾接待、签到登记、安全保卫等。乙方应确保会议场地的设施齐全、安全可靠，并根据甲方需求提供专业的会议服务团队，保证会议的顺利进行。

(2)乙方承诺按照甲方提供的时间表和会议日程安排，确保会议各项活动按计划进行。在会议期间，乙方需提供全天候的技术支持，包括音响、灯光、投影等设备的维护和故障排除，确保会议设备的正常运行。同时，乙方还应负责协调与会人员的需求，为甲方提供必要的协助和支持。

(3)乙方负责保障会议的顺利进行，包括但不限于确保会场秩序、维持安全环境、处理突发事件等。对于可能影响会议正常进行的因素，如自然灾害、突发事件等，乙方应立即启动应急预案，采取措施减轻影响，并积极配合甲方采取必要措施，确保会议能够按照预定计划完成。乙方还将提供必要的会议后续服务，包括会议资料的整理归档、与会人员的反馈收集等，以满足甲方的后续需求。

二、双方权利与义务

(1)甲方有权要求乙方按照合同约定提供专业、高质量的会议服务，并有权对乙方提供的服务进行监督和检查。甲方应提前向乙方提供会议主题、日程安排、参会人员名单等相关信息，以便乙方做好相应的准备工作。甲方在会议期间应配合乙方的工作，确保会议的顺利进行。

(2)乙方有义务按照甲方的需求提供会议服务，并保证服务的质量。乙方应确保会议场地、设施、设备等符合相关标准和要求，确保会议安全、有序进行。乙方在会议前应与甲方充分沟通，了解甲方的要求和期望，并制定详细的会议服务方案。乙方还应遵守国家相关法律法规，维护会议的正常秩序。

(3)双方应遵循公平、诚信的原则，在合同履行过程中保持良好的沟通与协作。甲方应按时支付乙方服务费用，乙方应按约定提供相应服务。如遇特殊情况导致合同无法履行，双方应协商解决，并采取合理措施减少损失。若因乙方原因导致会议无法按计划进行，乙方应承担相应的违约责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。同时，甲方在会议期间应尊重乙方的知识产权，不得擅自复制、传播乙方的服务内容。

三、违约责任与争议解决

(1)若乙方未能按照合同约定提供会议服务，导致会议无法按计划进行，甲方有权要求乙方承担违约责任。根据《中华人民共和国合同法》规定，乙方应赔偿甲方因此遭受的直接经济损失，包括但不限于场地租赁费用、餐饮费用、宣传费用等。例如，在某次国际会议中，由于乙方未能按时提供音响设备，导致会议推迟，甲方因此遭受了约10万元的额外费用，乙方最终赔偿了甲方这笔损失。

(2)若甲方未按约定支付服务费用，乙方有权要求甲方支付逾期付款的违约金。根据合同约定，逾期付款的违约金为应付金额的每日万分之五。若甲方连续两次未按时支付，乙方有权暂停或终止合同，并要求甲方支付违约金。例如，在2024年某次专业会议上，甲方因资金周转问题，两次未能按时支付服务费用，累计逾期付款金额达5万元，乙方依法要求甲方支付了相应的违约金。

(3)双方在履行合同过程中发生争议，应首先通过友好协商解决。若协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。根据《中华人民共和国民事诉讼法》规定，诉讼时效为三年。若因乙方原因导致会议无法按计划进行，且双方未能达成和解，甲方有权要求乙方赔偿直接经济损失，并支付违约金。例如，在2023年某次行业论坛中，由于乙方未能按时提供场地，导致论坛推迟，甲方遭受了20万元的损失，最终通过法律途径，甲方获得了赔偿。