宝鸡市爱姆食品有限责任公司采购与付款内部控制优化设计.pdf

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1宝鸡市爱姆食品有限责任公司简介1

2公司采购与付款管理现状1

3公司采购与付款内部控制存在的问题2

3.1采购数量与实际需求脱节2

3.2采购岗位分工不合理3

3.3采购费用控制不到位3

3.4采购付款审批不规范4

4公司采购与付款内部控制优化方案4

4.1加强采购数量的审批4

4.2明确采购岗位分工与职责4

4.3完善采购费用管理5

4.4规范采购付款审批权限和流程6

5小结7

参考资料8

湖南商务职业技术学院毕业设计

宝鸡市爱姆食品有限责任公司采购与付款内部控制

优化设计

1宝鸡市爱姆食品有限责任公司简介

宝鸡市爱姆食品有限责任公司成立于1996年，注册资本5000万人民币，

经过十余年的发展，现产值8亿多元，成为集食品、科研开发、生产、贮存及

销售为一体的现代化企业，是当前西北地区食品加工的龙头企业。多年来与各

高等院校和科研院所强强合作，并得到了政府和社会各界的高度认可和大力支

持，先后被陕西省政府和宝鸡市政府命名为农业产业化重点龙头企业，并于20

04年投资1亿元人民币，建造占地60余亩，建筑面积达到30000余平米的现

代化综合食品加工生产车间，从而公司成为西北地区最大的果蔬加工出口基地

之一。

公司主要产品是：果蔬罐头、果蔬速冻食品、果蔬脱水产品、功能性营养

食品和绿色无公害果蔬深加工食品等，产品更是远销英国、美国、欧洲、非洲

和东南亚等世界三十多个国家和地区。公司组织结构图如下：

图1-1公司组织架构图

2公司采购与付款管理现状

在同类型的企业中，宝鸡市爱姆食品有限责任公司的现有制度算是比较完

善的。公司的采购流程如图1-2所示，主要分为以下几个步骤：

首先，根据仓库的现有存货量和公司的现有需求量，有使用需求的部门根

据需求进行填写请购单，填写完成后直接送交至采购部门，作为申请采购材料、

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商品的书面凭证。

在选择供应商时。由于公司没有设置比价制度，因此采购人员在进行供应

商的挑选时即为采购人员对其单方面的选择。确定后由采购部门人员填写订购

单，作为向供应商公司购买订购单上指定的材料、商品的书面凭证。

其次，确定供应商之后，公司与其签订采购合同，合同上要确定采购材料、

商品的规格、数量、价格、交货时间、交付方式以及交货地点；质量要求和验

收的方法以及对不合格品的处理方式和时限；违约的处理方法和结果等等内容。

采购的材料及商品到仓库后，交由采购部门的人员对其进行验收，在由仓管人

员对其确认入库。

最后在供应商完成合同规定的相关要求后，根据供应商交付的采购发票编

制应付凭单，由财务部门人员对其审核通过后在合同规定的付款时间内付款。

图1-2采购付款流程图

3公司采购与付款内部控制存在的问题

3.1采购数量与实际需求脱节

宝鸡市爱姆食品公司生产各季水果罐头，由于仓库现有存量，所以公司实

际需求量与采购量存在着差量关系，生产部门及其他需求部门就需要填写请购

单，再直接送交到采购部门，再由采购部门统一进行采购。由于公司对请购单

没有设置审批程序，导致采购数量与实际需求脱节。

例如，经调查发现某次生产部门根据订单需求填写了采购柿子、猕猴桃、

柑橘等水果的请购单，但在送交给采购部门的请购单中包含了一张填写失误的

单据，以至于比以往多采购了5000斤的猕猴桃，不得不生产出超量的猕猴桃罐

头。在订单结束后，猕猴桃罐头还剩了1100箱，由于供需过剩，只能对其进行