时间管理经典要诀分享.ppt

改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座…..)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方第37页,共57页，星期六，2024年，5月将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境第38页,共57页，星期六，2024年，5月2.归档所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档第39页,共57页，星期六，2024年，5月归档系统一些你需要今天马上完成的事情-DONOW一些你需要这个星期完成的工作-FILE一些你需要归档的文件-FILE有空才阅读的书本-READ需要传阅的文件-PASSON一些文件需要等待资料完成-PROGRESS第40页,共57页，星期六，2024年，5月3.如何处理电话/电邮如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电打电话之前,要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件自设时限第41页,共57页，星期六，2024年，5月4.处理会议每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限,以方便各人安排工作第42页,共57页，星期六，2024年，5月5.授权授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智第43页,共57页，星期六，2024年，5月授权应有的心态?把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会它不是用来惩罚下级不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情第44页,共57页，星期六，2024年，5月授权的形态主要可以分成两种形态：下达指令充分信任第45页,共57页，星期六，2024年，5月委派授权技巧预期的成果解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问应守的规则订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就,提高士气第46页,共57页，星期六，2024年，5月如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做,但有些人可以帮助你你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做第47页,共57页，星期六，2024年，5月委派授权技巧解释所分配工作的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就,提高士气第48页,共57页，星期六，2024年，5月6.要懂得说不说不应该是有礼貌要给对方的清晰的解释给对方另外的选择和建议第49页,共57页，星期六，2024年，5月7.处理拖延心态为什么我们会拖延?不知道如何或从何入手不知道为什么要做?不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后 第50页,共57页，星期六，2024年，5月改善拖延方法问题文件洗牌 著手工作时间行动每次只处理一项工作-即时去做-交付下属去做-把工作分成若干部分-订出工作时间第51页,共57页，星期六，2024年，5月改善拖延方法建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备,才会把事情做好时间就是金钱第52页,共57页，星期六，2024年，5月我们可以怎样赢得每一分秒?利用交通时间与运动同行避开繁忙时间车上观察构思车上看书出差外游收集情报计划构想寓工作于娱乐第53页,共57页，星期六，2024年，5月总结希望你能够:看到自己的问题在那里要改变生活的习惯和工作方式订立目标,策略,行动去应付每一个挑战在自己所能控制的情况下,把握每分钟在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低第54页,共57页，星期六，2024年，5月在新的天地里,你会...有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序知道自