JCI体系下的文件建设与管理.ppt

JCI体系下的文件建设与管理医院管理文件控制规程医院行政文件管理制度电子医疗文件使用管理制度

医院管理文件控制规程

医院管理文件控制规程1.目的对医院管理文件的编写、审核、回忆、修改、批准等行为进行标准，为医院的平安高效运作建立一套完整、合理的管理体系，确保医疗护理效劳质量和患者平安。2.范围 对医院文件的编写、审核、回忆、修改、批准进行标准。3.定义医院管理文件：指医院质量管理的所有文件的总和，包括制度、规程、职责、诊疗指南及其他操作性文件等。

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医院管理文件控制规程4.2医院管理文件和资料的分类编号4.2.1JCI办公室负责将所有的医院管理文件和资料统一分类、编号，并负责文件的保存、发放。编码方法如下：XX—YY一0001—001其中XX：表示部门的汉语拼音缩写。YY：表示文件类别汉语拼音缩写。0001：表示文件的序号。根据部门发布文件类别依次排序。001：表示版本号。文件更新一次，版本号数字增大一次。回忆文件版本号不变。外来文件不编写版本号。文件编码为该文件的终身码，不再更改，一个文件只允许一个编号。该文件废除后，该文件的编码仍保存，新的文件使用新的编码。

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医院管理文件控制规程4.3医院管理文件的管理与发放4.3.1医院管理文件的发放范围由JCI办公室根据各职能部门的意见决定，一般文件由JCI办公室制作加密电子档案通过院内邮箱下发，档案带有红色“E文件发行章〞，接受部门自行打印文件保存。有保密要求的文件须打印下发，文件印有蓝色“文件发行章〞，接受部门在接受文件时须在?文件发布确认单?上签字。4.3.2医院管理文件为医院的受控文件，任何员工不得将医院的医院管理文件泄漏。泄漏文件行为一经发现，医院将视其情节轻重追究责任，必要时将通过法律途径追究责任。

医院管理文件控制规程4.4医院管理文件保管和查阅4.4.1医院管理文件的签字原件由JCI办公室负责统一归档保存，JCI办公室要对医院管理文件进行电子备份。对于不同版本文件都要有备份保存。4.4.2科室应建立文件册，将文件入册管理，并指定人员进行文件的更新。4.4.3新员工入职后，新的或者修改的文件公布后应及时对文件涉及的有关员工进行与其职位、职责相应的培训。

医院管理文件控制规程4.5医院管理文件的回忆和修改4.5.1医院管理文件每年由JCI办公室负责组织相关职能部门对本部门文件进行一次回忆和修改。修改要根据运作过程中发现的问题进行，修改后的文件不但要满足实际工作需要还要符合JCI标准及国家的法律、法规。4.5.2科室或部门在对管理文件进行修改后要及时把修改后的电子文件发送到JCI办公室，添加的文字要以蓝字红下划线标识。修改文件必须按照规定的程序进行审批后才正式生效。

医院管理文件控制规程4.5.3文件修改应有记录，修改日期记录在文件首页表格式题头中的相应位置，同时要更改文件的版本号。4.5.4修改生效后，JCI办公室应通知原版文件的所有单位更新文件。科室文件管理人应及时整理文件册，保证文件册内文件均为在用有效文件。

医院管理文件控制规程4.6医院管理文件的废除对于不适应实际情况的文件，如果无法通过修改解决问题时应及时废除。文件废除由各职能部门以书面形式通知JCI办公室，JCI办公室应及时将作废文件打印，交院长或院长指定的领导签字，签字和电子文件均永久保留。JCI办公室须通知文件的所有单位，同步废除文件册内的文件。

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医院管理文件控制规程5.职责5.1由JCI办公室负责医院管理文件与资料的收集、分类编号、