会议记录与资料整理制度.docxVIP

会议记录与资料整理制度

#会议记录与资料整理制度

##一、目的

为规范公司各类会议记录与资料整理工作，确保会议信息准确、完整留存，提高工作效率与决策执行力，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及员工组织或参与的各类会议。

##三、职责分工

1.**会议组织者**

-负责明确会议主题、目的、议程，并提前通知参会人员。

-在会议结束后，及时收集与会议相关的资料，包括但不限于演示文稿、报告等。

-督促会议记录人及时完成会议记录整理。

2.**会议记录人**

-准确、完整地记录会议内容，包括会议基本信息（时间、地点、参会人员等）、讨论内容、决议事项等。

-对会议记录进行初步整理，确保语言通顺、逻辑清晰。

-在规定时间内将整理好的会议记录提交给会议组织者审核。

3.**部门负责人**

-对本部门组织或参与会议的会议记录与资料整理工作进行监督与指导。

-审核涉及本部门的会议记录与资料，确保其准确性和完整性。

4.**行政部门**

-负责制定会议记录与资料整理的格式模板和规范要求。

-定期对各部门会议记录与资料整理工作进行检查与评估。

-负责会议记录与资料的统一归档与保管。

##四、会议记录要求

1.**记录内容**

-**基本信息**：记录会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员等。

-**会议议程**：按照会议实际进行顺序记录各项议程。

-**讨论内容**：如实记录参会人员的发言要点，尽量保留关键观点和意见分歧。

-**决议事项**：明确记录会议达成的决议，包括决议内容、责任人、完成时间等。

-**重要附件**：如有相关文件、报告等附件，应在记录中注明附件名称及存放位置。

2.**记录方式**

-会议记录可采用电子文档或纸质文档形式。电子文档应使用统一的办公软件进行记录，纸质文档应使用专用的会议记录簿。

-记录应简洁明了、重点突出，避免冗长复杂的表述。对于重要讲话或争议内容，可详细记录原话。

-记录过程中应使用规范的语言和专业术语，避免使用模糊、歧义的词汇。

##五、资料整理要求

1.**资料范围**

-与会议相关的所有资料，包括但不限于会议通知、议程安排、演示文稿、报告、调研资料、讨论文件等。

2.**整理原则**

-**完整性**：确保资料完整无遗漏，涵盖会议筹备、进行及后续跟进的各个环节。

-**准确性**：资料内容应准确无误，与会议实际情况相符。

-**规范性**：资料整理应遵循统一的格式和规范，便于查阅和管理。

3.**整理方法**

-对资料进行分类整理，可按照会议类型、时间顺序等进行分类。

-为每份资料添加清晰的标识，注明资料名称、所属会议、日期等关键信息。

-将整理好的资料进行数字化存储，建立电子文件夹，并定期进行备份。如有纸质资料，应妥善保管在专门的文件柜中。

##六、审核与反馈

1.**内部评审**

-会议记录人完成记录整理后，先提交给会议组织者进行初审。会议组织者应重点审核记录内容的准确性、完整性以及语言表达的规范性。

-初审通过后，会议记录与资料提交给部门负责人进行二审。部门负责人从专业角度和工作实际出发，审核记录与资料是否准确反映本部门在会议中的情况，决议事项是否明确合理。

-涉及多个部门的重要会议，会议记录与资料还需提交给相关部门进行交叉审核，确保信息的一致性和协调性。

2.**法律审核**

-对于涉及公司重大决策、法律风险等重要会议的记录与资料，应提交给公司法务部门进行法律审核。法务部门重点审查记录与资料是否符合法律法规要求，有无潜在的法律风险。

3.**反馈与修改**

-在内部评审和法律审核过程中，审核人员应及时将发现的问题和修改意见反馈给会议记录人或资料整理人。

-会议记录人或资料整理人根据反馈意见进行修改完善，并再次提交审核，直至审核通过。多轮反馈修改过程应做好记录，以便追溯。

##七、归档与保管

1.**归档流程**

-审核通过的会议记录与资料由行政部门负责统一归档。行政部门应按照预先制定的分类标准和编号规则，将会议记录与资料存入相应的档案库。

-建立电子档案索引和纸质档案目录，方便快速查找和检索。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。

2.**保管期限**

-一般会议记录与资料的保管期限为[X]年，重要会议记录与资料的保管期限为[X]年或根据公司相关规定执行。保管期限自会