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商务往来合同审批流程记录

一、合同审批准备

1.1收集合同相关资料

在商务往来中，收集合同相关资料是合同审批的首要步骤。这包括对方公司的基本信息，如营业执照、法定代表人身份证明等，以保证对方的合法经营身份。同时还需收集合同的具体内容，如交易条款、付款方式、交货时间等，对这些细节进行仔细梳理和整理。过往与对方的合作记录、沟通邮件等也应纳入收集范围，这些资料有助于对合同背景和潜在风险有更全面的了解。通过认真收集合同相关资料，为后续的审批流程提供坚实的基础，避免因信息不完整或不准确而导致审批延误或出现问题。

1.2确定审批人员及职责

明确审批人员及各自的职责是合同审批流程顺利进行的关键。要确定参与审批的各个部门的负责人，如财务部门负责人、法务部门负责人等。财务部门负责人负责审核合同费用的合理性和准确性，保证公司的财务利益不受损失。法务部门负责人则重点审核合同的法律风险，包括合同条款是否符合法律法规、是否存在潜在的法律纠纷等。同时还应明确各级领导的审批权限和职责，上级领导主要对合同的整体合规性、重大事项进行审批和决策。通过清晰界定审批人员及职责，使每个环节都有专人负责，提高审批效率和质量。

二、合同初审

2.1检查合同条款完整性

合同条款的完整性是合同有效性的重要保障。在合同初审阶段，需要对合同的各个条款进行仔细检查，保证没有遗漏重要内容。例如，交易的标的、数量、质量、价格等基本条款是否明确；双方的权利和义务是否对等；违约责任和争议解决方式是否具体等。对于一些复杂的合同，还需要检查合同的附件是否齐全，如技术规范、质量标准等。通过认真检查合同条款的完整性，可以避免因条款缺失而引发的合同纠纷，为后续的审批和执行奠定良好的基础。

2.2初步审核合同合规性

合同的合规性是指合同是否符合国家法律法规、公司内部规章制度等要求。在初步审核合同合规性时，需要对合同的合法性、规范性进行全面审查。要检查合同的签订主体是否合法，是否具备相应的民事行为能力；合同的形式是否符合法律法规的要求，如是否采用书面形式等。要审查合同的内容是否符合公司的内部规章制度，如是否经过必要的审批程序、是否与公司的战略目标和经营方针相一致等。通过初步审核合同合规性，可以及时发觉和纠正合同中存在的问题，降低公司的法律风险。

三、合同内部审核

3.1财务部门审核合同费用

财务部门在合同内部审核中承担着重要的职责，主要是审核合同费用的合理性和准确性。财务人员需要对合同中涉及的各项费用进行详细核算，包括采购成本、运输费用、售后服务费用等。他们要与市场价格进行对比，保证合同价格的合理性，避免公司因支付过高的费用而造成经济损失。同时财务人员还要对费用的支付方式、支付时间等进行审核，保证公司的资金安全和现金流的稳定。在审核过程中，财务人员要与业务部门进行充分沟通，了解合同的业务背景和费用构成，为合同的审批提供专业的财务意见。

3.2法务部门审核合同法律风险

法务部门是合同内部审核的关键部门，主要负责审核合同的法律风险。法务人员要对合同的法律条款进行深入研究和分析，评估合同可能面临的法律风险。他们要检查合同是否存在违反法律法规的条款，如是否侵犯他人的知识产权、是否违反反垄断法等。同时法务人员还要审查合同的条款是否清晰、明确，是否存在歧义或模糊之处，以免在合同执行过程中引发法律纠纷。法务人员还要对合同的违约责任和争议解决方式进行审核，保证公司在合同违约情况下能够有效地维护自身的合法权益。

四、合同修改与沟通

4.1与相关部门沟通修改意见

在合同审核过程中，经常会发觉合同中存在一些问题需要进行修改。此时，需要与相关部门进行沟通，听取他们的意见和建议。与财务部门沟通，可以了解他们对合同费用的审核意见和修改建议；与法务部门沟通，可以获取他们对合同法律风险的评估和修改意见。同时还需要与业务部门进行沟通，了解他们对合同交易条款的要求和修改意见。通过与相关部门的充分沟通，可以集思广益，制定出更加合理、完善的修改方案。

4.2根据意见修改合同内容

根据与相关部门沟通得到的修改意见，对合同内容进行认真修改。在修改过程中，要严格按照审核意见进行，保证修改后的合同符合各方的要求和法律法规的规定。修改后的合同要经过再次审核，保证修改的准确性和完整性。同时要及时将修改后的合同反馈给相关部门，征求他们的意见和认可。通过认真修改合同内容，可以提高合同的质量和合规性，为合同的顺利执行奠定基础。

五、合同复审

5.1再次审核合同整体情况

合同复审是对修改后的合同进行全面审核，以保证合同的整体情况符合公司的要求和法律法规的规定。在复审过程中，要再次检查合同的条款完整性、合规性等方面，与初审和内部审核的结果进行对比，查看是否存在遗漏或修改不到位的地方。同时还要对合同的附件、签署手续等进行审核，保证合同的完