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活动经费管理制度

#活动经费管理制度

##一、目的

为加强公司活动经费的管理，规范经费的使用范围、审批流程和报销标准，确保活动经费合理、有效使用，提高资金使用效益，促进公司各项活动的顺利开展，结合公司实际情况，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门开展各类活动所涉及的经费管理。

##三、相关法律法规及政策依据

1.《中华人民共和国会计法》

2.《企业财务通则》

3.其他相关财务法规和税收政策

##四、管理原则

1.**预算控制原则**：活动经费应纳入年度预算管理，各项活动的经费支出应在预算范围内执行。

2.**专款专用原则**：活动经费必须用于经批准的活动项目，不得挪作他用。

3.**审批规范原则**：严格执行经费审批流程，确保经费使用的合规性和合理性。

4.**效益优先原则**：在保证活动质量的前提下，充分考虑经费的使用效益，节约开支。

##五、经费来源

活动经费主要来源于公司年度预算安排，根据活动性质和重要程度，由财务部门统筹分配至各部门或特定项目。

##六、经费使用范围

1.**会议活动**：包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议资料印刷、会议餐饮、会议礼品等费用。

2.**培训活动**：包括培训师资费用、培训教材费用、培训场地租赁、培训设备租赁、学员交通及食宿补贴等费用。

3.**员工文体活动**：包括活动场地租赁、活动器材购置、活动奖品、活动餐饮等费用。

4.**市场推广活动**：包括活动策划、广告宣传、活动物料制作、活动嘉宾费用、活动场地租赁等费用。

5.**其他活动**：与公司业务相关的其他各类活动所发生的必要费用。

##七、预算编制与审批

1.**预算编制**

-各部门应根据年度工作计划和活动安排，于每年[具体时间]前编制下一年度活动经费预算，详细列出各项活动的名称、内容、时间、地点、参与人员、经费预算明细等信息。

-预算编制应遵循“实事求是、合理估算”的原则，充分考虑活动的实际需求和市场价格水平。

2.**预算审批**

-部门活动经费预算编制完成后，提交部门负责人审核签字，再报财务部门汇总审核。

-财务部门对各部门提交的活动经费预算进行汇总分析，结合公司年度财务预算和资金状况，提出审核意见，并报公司管理层审批。

-经公司管理层审批通过的活动经费预算，作为年度活动经费支出的控制依据。

##八、经费使用审批流程

1.**活动申请**：各部门在开展活动前，应填写《活动申请表》，详细说明活动的名称、内容、时间、地点、参与人员、活动目的、经费预算等信息，报部门负责人审批。

2.**预算审核**：部门负责人审批通过后，将《活动申请表》提交财务部门进行预算审核。财务部门根据活动经费预算和实际执行情况，审核活动经费的合理性和可行性，签署审核意见。

3.**领导审批**：经财务部门审核通过的《活动申请表》，报公司分管领导审批。对于重大活动或预算金额较大的活动，还需报公司总经理审批。

4.**经费预支**：活动申请经审批通过后，如需预支活动经费，活动负责人应填写《借款单》，按照公司借款审批流程办理借款手续。借款金额应严格控制在批准的预算范围内。

5.**活动执行**：活动负责人应按照审批通过的活动方案和预算组织实施活动，确保活动的顺利进行。在活动执行过程中，如因特殊情况需要调整活动预算或增加经费支出，应提前提交书面申请，按照原审批流程进行审批。

##九、报销标准与要求

1.**报销凭证**：活动经费报销必须提供合法、有效的原始凭证，包括发票、收据、合同、协议等。发票应符合国家税收法规要求，内容真实、完整，发票抬头应为公司全称。

2.**报销范围**：报销费用应严格控制在批准的活动预算范围内，超出预算部分原则上不予报销。因特殊情况确需超出预算的，应按照规定的审批流程进行审批。

3.**报销审批**：活动结束后，活动负责人应及时整理活动经费报销凭证，填写《费用报销单》，按照公司费用报销审批流程进行审批。报销凭证应与《活动申请表》《借款单》等相关资料相符，如有差异应说明原因。

4.**报销时间**：活动经费报销应在活动结束后[具体时间]内完成，逾期未报销的，财务部门有权拒绝受理。如因特殊原因无法按时报销，应提前向财务部门说明情况。

##十、监督与检查

1.财务部门负责对活动经费的使用情况进行日常监督和检查，定期对活动经费的预算执行情况、报销凭证的真实性和合规性等进行审查。

2.审计部门应定期对活动经费的管理和使用情况进行内部审计，检查活动经费管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并对违规行为进行严肃处理。

3.各部门应积极配合财务部门和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。