QP-75-001 文件与记录控制程序.doc

文件与记录控制程序

文件编号

:

QP-75-001

修订版次

:

A

页次

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一.目的：

为建立全公司文件信息及记录管制之作业，以求文件发行之正确性、可追溯性及一致性，辅助体系有效运作，从而实现公司政策。

二.适用范围：

1．公司内所有系统文件、支援文件之制订、审核、发行、存档、修订、作废等作业及外来文件管理均适用之。

2．本公司与质量及环境、环保相关所有记录

三.定义:

1.系统文件：本公司自行编制文件：手册、程序、标准、表单。

1.1手册（一阶文件）：是指系统运作之指导大纲

1.2程序（二阶文件）：是指系统运作符合大条文框架、衔接与跨单位程序文件

1.3标准（三阶文件）：是指各程序文件所引述出，详细步骤执行标准文件，符合细项条文之要求

1.4表单：维持系统运作之佐证资料，所使用之记录表单

2.支援文件：本公司自行制作,分工程文件和制造文件

2.1工程文件:PQC、操作说明书等与工程技术相关文件）

2.2制造文件:WPS、检验规范、作业规范、各项鉴本等

3.外来文件（含信息）：

3.1外训讲义及国、内外法律法规标准等

3.2客户文件:PQC、WGS、图面、检查基准、表单等

4.工程图面：指本公司自行制作设备，治夹具易损件工程图面。

5.发行单位：是指负责文件之制订、审查、核准之单位

6.管制单位：是指负责文件之编码、登录、发行、存档等管制之单位

四.权责区分:

1.各单位负责：

1.1系统文件(一至三阶):制订、审查、会签并核准完成后送总经理室

1.2支援文件:制订、审查、编码、登录、发行、存档、修订、作废等之管制。

2.总经理室负责：

2.1系统文件之编码、登录、发行、存档等管制。

2.2外来文件:外训讲义及国、内外法律法规标准等管制.

3.市场部负责:除1规定的权责外，还负责客户/外来文件之管制

4.品质部负责：除1规定的权责外，还负责规则及与之相关的法律法规等文件的接收和管理。

5.工程、冲压：除1规定的权责外，还负责工程图面管制（公司自行制作设备，治夹具易损件图面）

五.内容:

1.文件之制订：

1.1各拟案单位视其作业内容及需求，制订系统文件或支援文件而加以规范，以作为执行时之依据与标准。

1.2系统文件及支援文件之制作应标准化，制订时需依照文件编码与制作标准之规定执行撰写与制作。

1.3工程图面之制订、审核、编码、登录、发行、存档、修订、作废等管制依照工程所制订的生产设备控制程序中的要求执行。

1.4外来文件发行及管制依照：外来文件管理标准之规定执行

2.文件之审核、会签、发行权限：

2.1若该文件涉及多个单位之作业内容，相关单位审查后需于文件发行会签单上会签通过，并签名承认后再行核准，由原拟案发行单位决定会签之相关单位。

2.2各类文件之拟案、审查、核准权限依下表执行：

文件类别

拟案者

审查

核准

手册

各权责单位

管理代表

总经理

系统文件

各权责单位

一级主管

总经理

支援文件

单位担当者

一/二级主管

一/二级主管

3.文件之发行

3.1系统文件之发行：

3.1.1总经理室收到文件发行会签单(新发行)及已核准文件原件及电子版后，须先核对签核、名称、版次、页次、发行及收文单位正确后，于原件体系文件封面相应栏内盖上蓝色收文章及“发行章”并同时将电子版转成PDF档并上传，上传后可用纸制档或邮件的方式将电子档的文件发行签收单通知各受文单位签收，并上公司文控中心获取最新版文件，各受文者仅有查看文件化信息的权限，如需书面资料可于总经理室借阅。

3.2支援文件的发行：

3.2.1审批后的支援文件须交回文件的发行单位，发行单位应核对审核签章是否完整，

文件首页是否包括文件名称、版次、文件编号等内容。

3.2.2发行单位应依照文件所指定之受文单位及发行份数制订或复印，并在支援文件

（或复印件）的首页，盖上蓝色发行章。

3.2.3发行单位应将文件分发至指定的受文单位，并须由受文单位于文件发行签收

单签章。

3.2.4受文单位应将其登录于文件管制一览表归档整理。

4.文件之修订

4.1文件之修订时机:

4.1.1客户需求及相关法规变更

4.1.2当实际操作与文件不符时；

4.1.3新技术引进、设备更新或作业方法变更时；

4.1.4与其它管理体系兼容合并时；

4.1.5其它正当原因而引起文件有必要修订时；

4.2文件修订流程:

4.2.1