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地铁保洁服务档案管理方案

第一节人员档案管理

一、目的

为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、人员管理、服务流程、服务培训等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。

四、档案归档

1.归档要求

归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。

对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。

凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。

2.归档时间

项目服务资料在项目服务结束后一个月内归档。各类管理文件、人员资料，项目资料每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。

3.归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《资料存档清单》。

4.归档责任部门

公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。

各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。

5.管理文件和资料的归档

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。

五、档案和资料的保管

1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。

2.管理文件和资料、技术文件等应进行分类管理，文件与资料必须编号。

3.档案资料是公司经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。

（1）健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。

（2）做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。

（3）档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。

（4）室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。

（5）工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。

六、档案资料的使用

1.档案资料分为机密、秘密、无密级三个圾期。以档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。

2.查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。

3.档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

4.借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。

5.凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工