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公司办公用品申请管理制度

一、总则

为规范公司办公用品的申请、采购、使用和管理，合理控制办公成本，提高办公用品的使用效率，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工。

二、职责分工

1.行政部门：负责办公用品的统一采购、发放、库存管理以及制度的执行和监督。

2.各部门：指定专人负责本部门办公用品的需求统计、申请和领用，配合行政部门做好办公用品的管理工作。

3.财务部门：负责办公用品采购费用的预算审核、报销和核算。

三、办公用品分类

1.固定资产类办公用品：包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌椅、文件柜等价值较高、使用年限较长的物品。

2.低值易耗品：包括笔、笔记本、文件夹、纸张、胶水、订书钉、计算器等日常消耗性办公用品。

3.特殊办公用品：指因工作需要，具有特定用途或专业性较强的办公用品，如专业软件、绘图工具等。

四、办公用品申请流程

1.常规申请

各部门应在每月[具体日期]前，由部门指定的专人负责统计本部门次月办公用品的需求，填写《办公用品申请表》，经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。

行政部门对各部门提交的申请表进行汇总、审核，根据库存情况和预算，制定采购计划，并报行政部门负责人审批。

行政部门负责人审批通过后，由行政部门按照采购计划进行采购。

2.临时申请

因特殊情况或紧急工作需要，部门需临时申请办公用品的，应填写《办公用品临时申请表》，经部门负责人和行政部门负责人审批后，由行政部门安排采购或从库存中调配。

对于金额较大或特殊的办公用品临时申请，还需经公司分管领导或总经理审批。

3.固定资产类办公用品申请

申请部门需提前填写《固定资产采购申请表》，详细说明申请理由、品牌、型号、配置等信息，经部门负责人、行政部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导或总经理审批。

审批通过后，由行政部门按照公司的采购流程进行采购，并办理固定资产登记手续。

五、办公用品采购管理

1.采购原则：行政部门应遵循“货比三家、质优价廉、按需采购”的原则，选择合适的供应商进行采购。

2.供应商选择：行政部门应建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，定期对供应商的产品质量、价格、服务等进行评价，选择优质的供应商进行长期合作。

3.采购方式：办公用品的采购方式包括集中采购、定点采购、网上采购等。行政部门应根据办公用品的种类、数量和预算情况，选择合适的采购方式。

4.采购合同：对于金额较大或重要的办公用品采购，行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购工作的顺利进行。

六、办公用品发放与领用

1.发放原则：行政部门应按照“先审批、后领用”的原则，对办公用品进行发放。

2.领用登记：员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》，注明领用日期、办公用品名称、规格、数量等信息，经部门负责人签字确认后，到行政部门领取。

3.限量领用：对于低值易耗品，行政部门应根据员工的工作需求和实际消耗情况，制定合理的领用标准，实行限量领用。对于超标准领用的，需经部门负责人和行政部门负责人审批。

4.固定资产领用：员工领用固定资产类办公用品时，需办理固定资产领用手续，签订《固定资产使用责任书》，明确保管责任和使用期限。

七、办公用品使用与保管

1.使用要求：员工应合理使用办公用品，爱护办公用品，避免浪费和损坏。对于因个人原因造成办公用品损坏或丢失的，应照价赔偿。

2.保管责任：员工领用的办公用品，由领用人负责保管和维护。部门负责人应定期对本部门员工领用的办公用品进行检查，确保办公用品的正常使用和妥善保管。

3.办公用品归还：员工离职或工作岗位变动时，应将领用的办公用品及时归还行政部门，并办理相关手续。对于未归还的，行政部门应督促其归还，必要时可从其工资中扣除相应的费用。

八、办公用品盘点与报废

1.盘点制度：行政部门应定期对办公用品进行盘点，每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点，确保账实相符。

2.盘点报告：盘点结束后，行政部门应编制《办公用品盘点报告》，对盘点结果进行分析，如有差异，应查明原因，并及时进行调整。

3.报废处理：对于无法修复或已达到使用年限的办公用品，由行政部门填写《办公用品报废申请表》，经部门负责人、财务部门负责人和公司分管领导审批后，进行报废处理。报废的办公用品应按照公司的相关规定进行处置，不得随意丢弃。

九、监督与考核

1.监督检查：行政部门应加强对办公用品申请、采购、使用和管理的监督检查，定期对各部门的办公用品使用情况进行抽查，发现问题及时整改。

2.考核评价：公司将办公用品的管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对办公用品管理工作做得好的部门和个人进行表彰和奖励，对管理不善、造成浪费或损失的部门和个人进行批评和处罚。

十、附则

1.本制度由行政部门负