企业外贸部管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司外贸部的管理，规范外贸业务流程，提高工作效率，确保公司外贸业务的顺利开展，实现公司的经营目标，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司外贸部全体员工。

3.职责

-外贸部经理

-全面负责外贸部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。

-负责与公司其他部门的沟通协调，确保外贸业务的顺利进行。

-负责外贸团队的建设与管理，提升团队整体业务水平。

-负责客户开发、维护及订单跟进，确保客户满意度和订单成功率。

-负责外贸业务的风险把控，及时处理各类问题和突发事件。

-外贸业务员

-负责客户开发与维护，通过各种渠道寻找潜在客户，建立客户关系。

-负责外贸订单的洽谈、签约、执行等工作，确保订单按时、按质、按量完成。

-负责收集、整理市场信息，分析市场动态，为公司决策提供参考依据。

-负责与供应商沟通协调，确保原材料的供应及质量。

-负责报关、报检、货代等相关外贸手续的办理。

-外贸跟单员

-负责外贸订单的跟进，协调公司内部各部门之间的工作，确保订单顺利执行。

-负责与客户沟通订单进展情况，及时反馈客户需求和问题。

-负责审核订单相关文件，确保文件的准确性和完整性。

-负责安排生产计划，跟踪生产进度，确保产品按时交付。

-负责协调物流运输，确保货物安全、及时送达客户手中。

二、客户开发与管理

1.客户开发

-外贸业务员应积极主动地开发客户，通过多种渠道寻找潜在客户，如网络平台、行业展会、商务活动、客户推荐等。

-在开发客户过程中，应充分了解客户需求，收集客户信息，包括客户基本资料、联系方式、采购意向、产品需求等，并建立客户档案。

-对于新开发的客户，应及时向部门经理汇报，以便部门经理了解客户情况，给予相应的指导和支持。

2.客户管理

-外贸业务员应定期对客户进行回访，了解客户使用产品情况、满意度及新的需求，及时解决客户提出的问题，维护良好的客户关系。

-对于重要客户，应制定专门的客户维护计划，加强与客户的沟通与合作，提高客户忠诚度。

-建立客户投诉处理机制，对于客户投诉，应及时响应，认真调查原因，采取有效措施解决问题，并将处理结果及时反馈给客户，确保客户满意。

-定期对客户档案进行更新和整理，确保客户信息的准确性和完整性。

三、订单管理

1.订单洽谈

-外贸业务员与客户进行订单洽谈时，应充分了解客户需求，准确把握客户意图，向客户详细介绍公司产品的特点、优势、价格、交货期等信息。

-在洽谈过程中，应与客户进行充分沟通，解答客户疑问，争取达成合作意向。对于客户提出的特殊要求，应及时向部门经理汇报，共同商讨解决方案。

-订单洽谈达成一致后，应及时起草订单合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、付款方式、包装要求、运输方式等条款。

2.订单签约

-订单合同起草完成后，应提交给部门经理审核。部门经理审核通过后，将订单合同发送给客户确认。

-客户确认订单合同无误后，双方应签字盖章，正式签订订单合同。订单合同签订后，应及时将一份原件存档，同时将订单相关信息录入公司业务管理系统。

3.订单执行

-订单签约后，外贸跟单员应及时协调公司内部各部门，安排生产计划，确保原材料的采购和生产的顺利进行。

-生产部门应按照订单要求组织生产，确保产品质量符合客户标准。在生产过程中，如发现问题或异常情况，应及时通知外贸跟单员和相关部门，共同协商解决。

-外贸跟单员应跟踪生产进度，及时向客户反馈订单执行情况，如预计交货期、实际生产进度等信息，确保客户对订单执行情况有清晰的了解。

-负责安排产品的包装、检验等工作，确保产品包装符合运输要求，产品质量合格。

-协调物流运输部门，安排货物的运输事宜，确保货物按时、安全送达客户手中。在货物发运前，应及时通知客户发货信息，包括提单号、船名、航次、预计到港日期等。

4.订单变更

-在订单执行过程中，如客户提出订单变更要求，外贸业务员应及时与客户沟通，了解变更原因和具体内