前台员工规章制度.docxVIP

?一、引言

前台作为公司的形象窗口，承担着接待来访人员、接听电话、传达信息等重要职责。为确保前台工作的高效、规范、有序进行，树立公司良好形象，特制定本规章制度。

二、岗位职责

接待工作

1.来访人员接待

-热情、礼貌地迎接每一位来访人员，主动询问来访事由，并及时通知相关人员。

-引导来访人员至相应会议室或办公区域，确保其得到妥善接待。

-对于预约来访的人员，提前做好准备工作，如确认预约信息、安排会议室等。

2.电话接待

-及时接听公司电话，铃响不超过三声。使用礼貌用语，如您好，[公司名称]前台。

-准确记录来电信息，包括来电者姓名、单位、联系电话、来电事由等，并及时传达给相关人员。

-对于咨询类电话，耐心解答疑问；对于投诉类电话，认真倾听，记录要点，并及时反馈给相关部门处理。

信息传达

1.文件与资料传递

-负责公司内部文件、资料的收发、登记和传递工作，确保文件及时、准确地送达相关人员手中。

-对重要文件进行跟踪，确保其得到妥善处理，并及时反馈处理结果。

2.会议通知

-根据会议安排，提前通知参会人员会议时间、地点、主题等信息，并提醒参会人员提前做好准备。

-负责会议签到工作，统计参会人员名单，确保会议顺利进行。

办公用品管理

1.办公用品采购

-根据前台办公用品的使用情况，定期统计办公用品需求，填写采购申请单，提交给行政部门进行采购。

-协助行政部门对采购回来的办公用品进行验收、入库和登记工作。

2.办公用品发放

-建立办公用品领用台账，对办公用品的领用情况进行详细记录。

-根据各部门的需求，及时发放办公用品，并要求领用人签字确认。

-定期盘点办公用品库存，确保库存数量准确，并及时向行政部门反馈办公用品的使用情况和库存情况。

门禁与安全管理

1.门禁管理

-负责公司门禁系统的日常管理，包括门禁卡的办理、挂失、补办等工作。

-严格执行门禁制度，对进出公司的人员进行身份核实，禁止无关人员进入公司办公区域。

2.安全巡查

-每天定时对前台区域及周边环境进行安全巡查，检查门窗、电器设备等是否正常，发现问题及时报告并协助处理。

-关注公司内部人员的安全情况，如发现异常情况及时通知相关部门。

三、工作流程

来访人员接待流程

1.迎接来访

-前台员工在看到来访人员进入公司后，应立即起身，面带微笑，主动打招呼：您好！请问您找哪位？

2.询问事由

-详细询问来访人员的来访事由，并认真记录相关信息。

-如果来访人员提前预约，应核对预约信息是否准确。

3.通知相关人员

-根据来访事由，迅速通过电话或其他方式通知相关人员，告知来访人员已到。

-如相关人员正在开会或忙碌，应请来访人员稍作等待，并告知预计等待时间。

4.引导来访

-待相关人员同意接待后，引导来访人员前往相应的会议室或办公区域。

-在引导过程中，应与来访人员保持适当的距离，并适时介绍公司的相关情况。

5.后续跟进

-来访结束后，询问来访人员是否还有其他需求，并将来访人员送出公司。

-对来访情况进行记录，包括来访人员姓名、单位、来访时间、来访事由、接待人员等信息，以便日后查询和统计。

电话接听流程

1.接听电话

-前台员工听到电话铃声后，应迅速拿起电话，在三声内接听：您好，[公司名称]前台。

2.记录信息

-认真倾听来电者讲话，准确记录来电信息，包括来电者姓名、单位、联系电话、来电事由等。

-对于重要信息，可重复确认，确保记录准确无误。

3.转接电话

-根据来电事由，及时将电话转接到相关人员或部门。

-在转接电话前，应告知来电者转接的部门或人员，并请其稍作等待。

-如果相关人员不在或无法接听电话，应礼貌地向来电者说明情况，并询问是否需要留言或转告其他信息。

4.留言处理

-如果来电者需要留言，应请其详细说明留言内容，并记录下来。

-留言记录应包括来电者姓名、单位、联系电话、留言时间、留言内容等信息。

-及时将留言信息传达给相关人员，并跟踪留言的处理情况，确保留言得到及时回复。

5.电