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2024食堂采购询价管理办法

为规范2024年食堂采购询价工作，确保采购过程公开、透明、公正，保证采购物资的质量和性价比，控制采购成本，特制定本管理办法。

适用范围

本办法适用于食堂所有食品原材料（包括但不限于蔬菜、肉类、海鲜、粮油、调料等）、餐饮设备、餐具、清洁用品等物资的采购询价工作。

询价人员职责

1.询价小组由食堂管理人员、财务人员和职工代表组成。食堂管理人员负责日常采购管理和组织询价工作；财务人员负责审核价格和资金支付相关事宜；职工代表参与询价过程，监督采购的公平性和合理性，反馈职工对物资质量和价格的意见。

2.询价人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守询价工作的各项规定，保守供应商的商业秘密和食堂的采购信息。不得与供应商串通，谋取私利，损害食堂和职工的利益。

3.询价人员需定期参加相关培训，了解市场行情和采购知识，提高询价工作的专业水平和能力。

询价流程

1.需求确认：食堂管理人员根据食堂的经营计划、用餐人数和库存情况，每周制定详细的采购计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求和预计采购时间等。采购计划需经食堂负责人审核批准后执行。

2.供应商筛选：询价人员通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、网络搜索、供应商推荐等。建立供应商数据库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估和筛选。选择至少三家符合要求的供应商作为询价对象，并向其发出询价函。询价函应包括采购物资的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等要求。

3.询价实施：供应商在收到询价函后，应在规定的时间内（一般为23个工作日）以书面形式或电子邮件形式回复报价。询价人员应及时收集供应商的报价信息，并对报价进行整理和分析。报价应包括物资的单价、总价、运费、税费等所有费用。

4.价格比较：询价人员对各供应商的报价进行详细比较，同时考虑物资的质量、交货期、售后服务等因素。可以通过市场调查、与历史采购价格对比等方式，判断报价的合理性。对于价格差异较大的情况，应及时与供应商沟通，了解价格差异的原因。

5.确定供应商：根据价格比较和综合评估结果，询价小组召开会议进行讨论，确定最终的供应商。选择的供应商应具备价格合理、质量可靠、信誉良好、交货及时等条件。在确定供应商后，及时通知供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

质量监督

1.采购的物资到货后，食堂管理人员和验收人员应严格按照采购合同和质量标准进行验收。检查物资的品种、规格、数量、质量、包装等是否符合要求，对于不符合要求的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或退货。

2.定期对采购物资进行质量抽检，如发现质量问题，应立即停止使用该供应商的物资，并追究其责任。同时，对相关的询价人员和采购人员进行调查，如存在失职行为，应给予相应的处罚。

3.建立质量反馈机制，收集职工对采购物资质量的意见和建议。根据反馈信息，及时调整供应商和采购策略，不断提高采购物资的质量。

价格动态管理

1.询价人员应密切关注市场价格波动情况，定期（每月至少一次）对采购物资的价格进行市场调研和分析。根据市场价格变化，及时调整采购价格和采购策略。

2.与供应商建立价格协商机制，当市场价格发生较大变化时，及时与供应商协商调整价格。对于长期合作的供应商，可以签订价格调整协议，明确价格调整的条件和方式。

3.建立价格预警机制，当采购物资的价格超过一定幅度（如较历史平均价格上涨或下跌10%以上）时，应及时进行分析和处理。如果是市场因素导致的价格波动，应合理调整采购计划和预算；如果是供应商原因导致的价格异常，应与供应商协商解决或更换供应商。

档案管理

1.建立完善的采购询价档案，包括询价函、供应商报价单、采购合同、验收报告、质量检验报告等相关文件和资料。档案应按照采购项目和时间顺序进行分类整理，妥善保管。

2.采购询价档案应保存至少三年，以备审计和查询。在档案保存期间，应确保档案的完整性和安全性，防止档案丢失、损坏或泄露。

3.定期对采购询价档案进行清理和归档，对超过保存期限的档案，按照相关规定进行销毁处理。

监督与考核

1.成立监督小组，由食堂上级管理部门、职工代表等组成，对采购询价工作进行全程监督。监督小组有权检查采购询价的相关文件和资料，对询价过程中的违规行为进行调查和处理。

2.建立采购询价工作考核制度，对询价人员的工作表现进行考核。考核内容包括询价工作的及时性、准确性、公正性、成本控制等方面。对表现优秀的询价人员给予表彰和奖励，对工作不力的询价人员进行批评教育和处罚。

3.定期对采购询价工作进行总结和评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议。不断完善采购