会展项目运营信息管理.pptx

会展项目运营信息管理;为什么要建立主办商管理信息系统？;潜在展商;主办商管理系统的功能;一、参展商信息库建设;参展商参加历届展会的信息带入

工作人员历届展会信息的参考

跨展会查询和报表;3.数据库信息的组成;会刊中一般参展客商信息内容及规范;分享：展览会的电话销售;分享：展览会电话销售的“15字要诀”;分享：展览会电话销售的“七不”原则;其中，“不忽悠客户”应是最基本的商业道德标准。这本不应成为问题。但现实中，以近乎欺诈的方式“忽悠”客户参展仍非个别，有的业者甚至不以为耻，反将“忽悠”视为“法宝”，教唆下属，传道同行。

“不纠缠客户”和“不与客户争执”，是行商的基本品质。纠缠客户的情况现在还是很普遍，如一天之内数个电话，几近骚扰，令客户嫌恶。

而任意答应客户额外要求和主动向客户许诺提供增值服务，则是销售人员不自信的表现。须知，客户参加展览会看中的绝不是类似福利的待遇，而是展览会的效果。而只会拿“优惠”行销，很难成为好的销售人员。

;二、招展代理管理;招展人员管理

招展人员个人信息、登录管理、销售情况查询、当前工作查询

招展过程管理

电话记录、交往过程、当前状态、交费情况、展会服务预订情况

招展收费管理

反映当前和总体参展商应收、已收、欠款等情况。;展会招展业务的核心就是展商管理。

招展过程就是对客户跟踪的过程，也就是让潜在的展商、代理商、展团能参展成为真正的展商、代理商和展团。

招展业务员在登陆系统，选择操作展会后，在展会招展功能菜单里面的所属展商管理里面，将会看到分派给自己的客户资料。通过展商管理页面提供的功能按键，可以完成如展商联系、服务及展位购买、展商调查问卷和合同文档管理等展商服务的销售操作。;展商管理、所属展商管理;如为签约展商提供现场气球广告服务的操作步骤如下：

选择签约展商

点击消费服务功能页签

点击获取服务功能按键

选择提供广告的服务内容

展商服务获取成功，费用记录到展商帐款里面;1、选择需要服务的展商;选择服务内容;服务消费添加成功;三、招展过程记录管理;多种联络方式

召开会议——会议记录模块

召开电子会议——NetMeeting集成系统

寄信——文档管理模块+报表生成模块+信封打印模块

打电话——电话号码管理模块+电话集成系统

发送E-mail——文档管理模块

发送传真——传真集成系统

发送手机短信——手机短信集成系统

外网访问——外网模块;案例：中国电信ECP电子政务信息化应用系统;四、展位管理;场馆租赁模块

——记录馆号、面积、开幕时间、注意事项、备注、大致底图、展位划分；先画出展位图，然后标定展位号；展位价格录入、自动计算。

展位分配模块

——智能分配方式，即根据（展台要求、合同金额、展品类别）自动分配，然后再自定义的修改；连线分配方式（展商与展位进行连线）；GIS分配，即在展位示意图上选展商。

展位查询与统计模块

——根据售出状态、回款状态、代理状态，查到所有申请了“洽谈桌”的展台、所有交了全款的展台、反馈表中某项结果为“优”的展台、所有属于代理A的展台、所有信用等级高于5的展台、所有展品中有“数据相机”的展台等。;中东（迪拜）五大行业展览会（BIG5Show）展会的展位简直就是一位难求。;展位分配系统ExhibitionFloorplanSystem;第一步：展图制作（“展商管理”——“展图制作、发布”）。;如何标注展位平面图;第二步：展位报价（“展商管理”——“展位报价”）;一般按个报价，若按面积报价，请核实展位面积;费用的计算：参展费用、参展合同费用、摊位价格、招展代理、服务项目等

付款合同的生成：付款流水记录、自动催款通知、一条龙缴费;展览会经营收入的范围;展览会经营收入的预算方法;展览会的成本支出的范围;六、展览服务管理：服务商;“合作伙伴”——“服务商”;本单位（会展项目管理系统使用单位）作为当前展会的主办或承办单位，其在当前展会中消费的服务分为如下两种：

直接消费服务。如使用某一家宣传媒体，提供的报纸、会刊、广告。

间接消费服务。即先消费，而后再将消费的服务提供给参展单位作为当前展会的承办方或主办方从其它服务商那里采购租赁设备，再在展会前或展会中租赁给需要此项服务的参展商，也是首先需要进行消费服务，再提供服务。此种情况的消费在会展项目管理系统中是通过本单位消费服务来完成的。当本单位消费服务后会有相应的费用产生，此时相关的费用信息除在编辑界面显示外，还将在当前展会账务管理中可以查看到。;七、观众邀请和观众信息管理

展览会邀请专业观众的途径

一是，通过媒体发布展览会信息；二是，通过电话邀请；三是，通过邮寄邀请函；四是，通过互联网发送邀请函；五是，通过手