学校文印室管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强学校文印室的管理，规范文印室工作流程，提高工作效率，确保文印工作的质量，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于学校文印室的所有工作人员及使用文印室设备进行文件打印、复印、扫描等工作的全体师生。

3.管理职责

学校文印室由[具体管理部门]负责管理，文印室工作人员负责日常的文印工作操作及设备维护。各部门、各班级如需使用文印室服务，应按照规定流程提交申请。

二、文印室工作流程

1.文件提交

-各部门、各班级如需打印、复印或扫描文件，应提前将文件电子稿整理好，并填写《文印室使用申请表》，注明文件名称、份数、使用目的、紧急程度等信息。

-将填写好的申请表及文件电子稿一并提交至文印室工作人员处。提交时间原则上应提前[X]小时，紧急文件除外，但需提前与文印室工作人员沟通说明。

2.文件审核

文印室工作人员收到申请后，应及时对文件进行审核。主要审核文件内容是否完整、格式是否正确、排版是否符合要求等。对于不符合要求的文件，应及时与提交部门或班级沟通，要求其进行修改完善。

3.文印任务安排

-审核通过后，文印室工作人员根据文件的紧急程度和工作量，合理安排文印任务。优先处理紧急文件，确保教学、办公的正常进行。

-在安排任务时，应充分考虑设备的使用情况，避免出现设备长时间占用而影响其他工作的现象。

4.文印操作

-打印：根据文件要求选择合适的纸张规格、打印颜色（黑白或彩色）、打印份数等进行打印操作。在打印过程中，应密切关注打印机的运行状态，如出现卡纸、缺墨等问题，应及时处理，确保打印质量。

-复印：将原稿放置在复印机相应位置，设置好复印份数、缩放比例等参数后进行复印。对于需要双面复印的文件，应注意调整好纸张方向和顺序，确保复印效果。

-扫描：将原稿放置在扫描仪上，选择合适的扫描分辨率、文件格式（如PDF、JPEG等）进行扫描。扫描后的文件应及时保存到指定文件夹，并按照要求命名，以便于查找和使用。

5.文件校对

文印完成后，文印室工作人员应协助提交部门或班级对打印、复印、扫描的文件进行校对。校对内容包括文字准确性、格式一致性、页码顺序等。如发现问题，应及时进行修改调整，直至文件无误。

6.文件领取

-校对无误的文件，由提交部门或班级指定人员凭有效证件到文印室领取。领取时，应在《文印室文件领取登记表》上签字确认，注明领取日期、文件名称、份数等信息。

-如因特殊原因需要他人代领文件，代领人应提供委托人的有效证件及代领说明，并在领取登记表上签字。

7.费用结算

-文印室根据实际发生的文印工作量，定期（每月/每季度）与各部门、各班级进行费用结算。结算方式可采用现金支付、转账支付等，具体方式按照学校财务制度执行。

-各部门、各班级应在规定时间内核对费用明细，并完成费用支付。如对费用有异议，应及时与文印室沟通协商解决。

三、文印室设备管理

1.设备登记与维护

-文印室应建立设备台账，详细记录每台设备的型号、购置时间、使用状况、维修记录等信息。

-定期对设备进行维护保养，按照设备使用说明书的要求，进行清洁、润滑、校准等操作，确保设备正常运行。

-设备出现故障时，文印室工作人员应及时填写《设备维修申请表》，提交给学校后勤管理部门或设备供应商进行维修。在维修期间，应采取临时措施，尽量减少对文印工作的影响。

2.设备使用规范

-文印室工作人员应严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置或进行违规操作。

-在设备使用过程中，如发现设备运行异常或出现异味、冒烟等情况，应立即停止使用，并及时报告相关负责人。

-严禁非文印室工作人员私自操作文印设备，如因特殊情况需要使用，必须在文印室工作人员的指导下进行。

3.设备安全管理

-文印室应配备必要的消防器材，如灭火器、灭火砂等，并确保其处于良好的备用状态。

-设备使用过程中要注意用电安全，不得随意插拔电器插头、私拉乱接电线等。下班前，应关闭所有设备电源，切断总电源开关。

-对重要设备和数据应采取必要的安全防护措施，如设置密码、定期备份数据等，防止数据丢失或泄露。

四、文印室耗材管理

1.耗材采购

-文印室应根据设备使用情况和文印工作需求，定期制定耗材采购计划。采购计划应包括耗材名称、规格、数量、预计使用时间等信息。

-按照学校采购管理制度，选择合