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2024食堂询价制度

为确保食堂食材及相关物资采购的合理性、公正性与透明度，有效控制采购成本，保证所购物品的质量和供应稳定性，特制定本食堂询价制度。

询价范围

本制度适用于食堂所有食材（包括但不限于主食、副食、调料、干货等）、餐饮用具（如餐盘、餐具、厨房设备及耗材等）以及其他与食堂运营相关物资的采购询价活动。

询价人员组成

成立专门的询价小组，小组成员包括食堂管理人员、财务人员以及至少一名员工代表。食堂管理人员负责组织询价工作、与供应商沟通协调；财务人员主要从成本控制和财务合规角度参与询价，对价格的合理性进行评估；员工代表参与询价是为了反映广大员工对食材质量和价格的期望与要求，增强询价工作的民主性和代表性。询价小组人员应定期进行轮换，以保证询价工作的公正客观。

询价流程

1.需求确认：食堂管理人员根据食堂的日常运营需求、就餐人数、季节变化以及特殊餐饮安排等因素，制定详细的采购需求清单。清单应明确列出所需物品的名称、规格、型号、数量、质量标准等信息。需求清单需经食堂负责人审核确认后，作为询价的依据。

2.供应商筛选：通过多种渠道广泛收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对收集到的供应商进行初步筛选，重点考察其资质信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。要求供应商提供营业执照、食品经营许可证（针对食材供应商）、产品检验报告等相关证件资料。建立供应商数据库，记录供应商的基本信息、联系方式、报价历史等，为后续的询价和采购工作提供参考。

3.询价实施：向筛选后的供应商发出询价函或通过电话、邮件等方式进行询价。询价函应包含采购需求清单、交货时间、交货地点、结算方式等详细信息。要求供应商在规定的时间内（一般不超过3个工作日）回复报价，报价应包括物品的单价、总价、运输费用、税费等所有相关费用。对于紧急采购需求，可适当缩短询价时间，但应确保至少有2家以上供应商参与报价。

4.价格比较与分析：收到供应商的报价后，询价小组对各供应商的报价进行整理和比较。分析价格差异的原因，除了考虑价格因素外，还要综合评估供应商的产品质量、信誉、售后服务等方面。对于价格明显偏离市场行情的报价，及时与供应商沟通，要求其作出合理说明。必要时，可通过市场调研、咨询其他采购方等方式，进一步核实价格的合理性。

5.供应商确定：根据价格比较与分析的结果，结合食堂的实际需求和采购预算，询价小组集体讨论确定供应商。优先选择价格合理、产品质量可靠、信誉良好、售后服务完善的供应商。在同等条件下，可适当考虑与长期合作、有良好合作记录的供应商续签合同。确定供应商后，由食堂管理人员及时与供应商联系，告知其询价结果，并与其协商签订采购合同。

询价频率

1.常规采购：对于常用的食材和物资，每周至少进行一次询价。通过定期询价，及时掌握市场价格动态，以便在价格合适时进行采购。

2.特殊采购：对于因季节变化、特殊活动等原因需要采购的特殊食材或物资，在采购前必须进行询价。确保采购价格合理，避免因信息不及时导致采购成本过高。

3.价格波动较大的物品：对于市场价格波动较大的物品，如肉类、海鲜等，每天关注市场价格变化，并根据价格走势适时进行询价和采购。

监督与管理

1.内部监督：食堂管理人员定期对询价工作进行自查，检查询价流程是否规范、报价记录是否完整、价格比较是否合理等。财务部门对采购价格进行审核，对异常价格进行重点关注和调查。员工代表可随时查阅询价记录和相关资料，对询价工作进行监督，发现问题及时向询价小组反馈。

2.外部监督：接受上级主管部门的监督检查，积极配合相关部门的审计工作。定期向员工公开采购价格和供应商信息，接受员工的社会监督。设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对询价过程中的违规行为进行举报。

3.责任追究：对于在询价过程中存在违规行为的人员，如与供应商勾结谋取私利、泄露询价信息、故意抬高或压低价格等，将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

询价记录与档案管理

1.记录内容：详细记录每次询价的过程和结果，包括询价时间、询价方式、参与询价的供应商名称、报价明细、价格比较分析、最终供应商选择等信息。记录应真实、准确、完整，并有询价小组成员的签字确认。

2.档案保存：将询价记录和相关资料整理归档，建立专门的询价档案。档案应妥善保存，保存期限不少于3年。以便在需要时进行查阅和审计。利用信息化手段，建立电子询价档案，提高档案管理的效率和便捷性。

应急采购询价

1.应急情况定义：当发生自然灾害、突发公共卫生事件等不可抗力因素，或因食堂运营出现紧急情况，导致常规采购渠道无法满足需求时，可启动应急采购程序。

2.应急询价流程：在应急采购情况下，可适当简化询价流程，但仍需遵循基本的询价原则。优先选择信誉良好、供货能力