样品管理程序.docx

?一、目的

建立一个科学、规范、有效的样品管理程序，确保样品从采集、接收、存储、流转、使用到处置的全过程处于受控状态，保证样品的质量、完整性和可追溯性，满足检测、研发、客户需求等相关工作的要求。

二、适用范围

本程序适用于公司内部所有涉及样品管理的活动，包括但不限于原材料样品、成品样品、研发过程中的样品、客户提供的样品以及用于校准和验证的标准样品等。

三、职责

（一）样品采集部门

1.负责按照规定的方法、数量和要求采集具有代表性的样品。

2.确保采集的样品能够真实反映被检测或研究对象的特性，并填写完整、准确的样品信息。

3.将采集好的样品及相关信息及时传递给样品接收部门。

（二）样品接收部门

1.负责接收来自样品采集部门或外部客户的样品。

2.对接收的样品进行外观检查、数量核对，并与送样清单进行比对，确保样品的完整性和准确性。

3.对接收的样品进行初步登记，记录样品的名称、编号、来源、接收日期等信息，并及时通知相关检测或使用部门。

（三）样品存储部门

1.负责提供合适的样品存储环境，确保样品在存储过程中的质量不受影响。

2.按照样品的特性和要求，对样品进行分类存放，并做好标识。

3.定期对存储的样品进行检查，如发现样品有变质、损坏等情况，及时报告并采取相应措施。

（四）样品流转部门

1.负责样品在不同部门或环节之间的流转，确保流转过程中的样品安全和信息准确传递。

2.建立样品流转记录，详细记录样品的流转时间、流转路径、经手人等信息，保证样品流转过程可追溯。

（五）样品使用部门

1.根据工作需要，从样品存储部门领取样品，并在规定的时间内归还。

2.在使用样品过程中，严格按照操作规程进行操作，确保样品的使用安全和数据准确。

3.对使用后的样品进行妥善处置，防止造成环境污染或其他不良影响。

（六）质量控制部门

1.负责对样品管理程序的执行情况进行监督和检查，确保程序的有效运行。

2.对样品的质量进行抽查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。

（七）管理人员

1.负责制定和修订样品管理程序及相关文件。

2.协调各部门之间在样品管理方面的工作，解决出现的问题。

3.对样品管理工作进行总结和分析，持续改进样品管理工作。

四、程序内容

（一）样品采集

1.采集计划

-根据检测、研发、客户需求等工作的要求，由相关部门制定样品采集计划。采集计划应明确样品的名称、规格、型号、数量、采集地点、采集方法、采集时间等信息。

-对于特殊要求的样品采集，如有毒有害样品、环境敏感样品等，应制定专门的采样方案，并确保采样人员具备相应的安全防护知识和技能。

2.采集方法

-采样人员应按照国家标准、行业标准或公司规定的方法进行样品采集。在采集过程中，要保证样品的代表性，避免因采样方法不当导致样品不能真实反映被检测对象的特性。

-对于一些易挥发、易氧化、易变质的样品，应采取特殊的采集和保存措施，如使用密封容器、添加保护剂等，确保样品质量不受影响。

3.样品标识

-在样品采集过程中，应及时对样品进行标识。标识内容应包括样品名称、编号、规格型号、采集日期、采集地点、采集人等信息。

-标识应清晰、牢固，不易褪色或脱落。对于液体样品，标识应采用防水、耐腐蚀的材料制作；对于固体样品，标识可直接标注在样品容器或外包装上。

4.样品信息记录

-采样人员应详细记录样品的采集信息，包括样品的来源、背景情况、采样过程中的特殊情况等。记录应使用规定的表格或电子文档，确保信息的完整性和准确性。

-采集的样品信息应与采集计划一致，并及时传递给样品接收部门。传递方式可采用纸质文件、电子文件或专人送达等方式。

（二）样品接收

1.接收准备

-样品接收部门在接收样品前，应做好接收准备工作，包括准备好样品接收记录表格、清洁接收场地、检查接收设备等。

-对于有特殊存储要求的样品，应提前准备好相应的存储设施和条件。

2.外观检查与数量核对

-接收人员应对接收的样品进行外观检查，查看样品包装是否完好、有无破损、泄漏等情况。

-按照送样清单对样品的数量进行核对，确保样品数量准确无误。如发现样品外观或数量有问题，应及时与送样人员沟通，并做好记录。

3.样品登记

-对接收的样品进行详细登记，登记内容包括样品名称、编号、来源、接收日期、送样