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化工原料及产品公司数据管理制度

一、总则

1.目的：为加强公司数据管理，规范数据的采集、存储、使用、共享与安全等活动，保障数据的准确性、完整性、安全性和可用性，充分发挥数据在公司运营决策中的作用，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司及所属各部门在化工原料及产品的采购、生产、销售、仓储、研发等业务活动中涉及的数据管理工作。

二、数据管理职责

1.数据管理领导小组

组成：由公司管理层、各部门负责人组成。

职责：制定和审批数据管理战略、政策和规划；协调解决数据管理中的重大问题；监督数据管理制度的执行情况。

2.数据管理部门（可设定为信息部等具体部门）

数据规划：负责制定数据管理规范和标准，规划数据架构，确保数据的一致性和规范性。

数据质量监控：定期对公司数据进行质量检查，对数据质量问题进行跟踪和处理，确保数据准确可靠。

数据安全管理：制定并实施数据安全策略，保障数据的保密性、完整性和可用性；负责数据备份与恢复工作。

3.各业务部门

数据采集与录入：负责本部门业务数据的采集、整理和录入工作，确保数据的及时性和准确性。

数据使用与维护：按照规定使用数据，负责本部门业务数据的日常维护和更新，确保数据与实际业务相符。

三、数据标准管理

1.数据标准制定

数据管理部门应结合国家相关法律法规、行业标准以及公司业务需求，制定统一的数据标准，包括但不限于数据格式、编码规则、数据字典等。

数据标准应涵盖化工原料及产品的名称、规格、型号、质量标准、供应商、客户等关键数据项。

2.数据标准执行

各部门在数据采集、录入、存储和使用过程中，必须严格遵循公司制定的数据标准。

数据管理部门负责对数据标准的执行情况进行监督和检查，对不符合数据标准的数据进行整改。

四、数据采集与录入管理

1.数据采集原则

准确性：确保采集的数据真实、准确地反映业务实际情况。

完整性：采集的数据应涵盖业务活动所需的全部关键信息，不遗漏重要数据。

及时性：按照规定的时间节点采集数据，确保数据的时效性。

2.数据采集方式

手工录入：对于一些无法通过系统自动采集的数据，由业务人员按照数据标准进行手工录入。

系统对接：通过与供应商、客户、合作伙伴等的系统进行对接，自动采集相关数据。

传感器采集：在生产、仓储等环节，利用传感器等设备自动采集温度、压力、流量等数据。

3.数据录入审核

数据录入完成后，录入人员应进行自查，确保数据录入准确无误。

部门负责人或指定的审核人员应对录入的数据进行审核，审核通过后的数据方可正式进入公司数据库。

五、数据存储与管理

1.存储架构

公司应建立统一的数据存储架构，包括数据库、数据仓库、文件存储等，根据数据的类型、用途和访问频率进行合理存储。

对于化工原料及产品的生产数据、销售数据等关键业务数据，应采用冗余存储、异地灾备等方式，确保数据的安全性和可靠性。

2.数据分类与分级

根据数据的敏感程度和重要性，将数据分为不同的类别和级别，如公开数据、内部数据、敏感数据等。

针对不同级别的数据，采取相应的存储、访问和保护措施。

3.数据清理与归档

定期对过期、无效或错误的数据进行清理，释放存储空间，提高数据处理效率。

对于需要长期保存的数据，按照规定进行归档处理，确保数据的可追溯性。

六、数据使用与共享管理

1.数据使用申请

员工因工作需要使用数据时，应填写数据使用申请表，注明数据的用途、范围、使用期限等信息，经部门负责人审核、数据管理部门审批后，方可获取数据。

对于涉及敏感数据的使用申请，应经过更严格的审批流程，包括公司管理层的审批。

2.数据共享原则

合法合规：数据共享必须符合国家法律法规和公司的相关规定，确保数据安全和隐私保护。

最小化原则：只共享必要的数据，避免过度共享导致数据泄露风险。

授权审批：数据共享需经过数据所有者或相关部门的授权审批，明确共享的范围、方式和责任。

3.外部数据共享

公司与外部合作伙伴进行数据共享时，应签订数据共享协议，明确双方的数据权利和义务，确保数据的合法使用和安全保护。

对于向外部提供化工原料及产品的质量数据、销售数据等敏感信息，应进行脱敏处理，防止数据泄露带来的风险。

七、数据安全管理

1.访问控制

建立严格的用户身份认证和授权机制，根据员工的工作职责和权限，分配相应的数据访问权限。

定期对用户权限进行审核和清理，确保权限设置的合理性和安全性。

2.数据加密

对于敏感数据，在存储和传输过程中应采用加密技术，确保数据的保密性。

制定数据加密策略，明确加密算法、密钥管理等相关要求。

3.安全审计

建立数据安全审计机制，对数据的访问、使用、修改等操作进行记录和审计。

定期对审计记录进行分析，及时发现和处理潜在的数据安全问题。

4.应急响应

制定数据安全应急预案，明确数据泄露、数据丢失等安全事