实验室资料档案管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为了加强实验室资料档案的管理，确保实验室资料档案的完整性、准确性和安全性，便于资料档案的查阅、使用和维护，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本实验室所有资料档案的管理，包括但不限于实验报告、原始记录、仪器设备档案、标准规范、科研项目文档等。

3.职责分工

-实验室负责人：全面负责实验室资料档案管理工作的领导和监督，确保资料档案管理工作符合相关规定和要求。

-档案管理员：具体负责实验室资料档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作，保证资料档案的有序管理。

-各实验项目负责人：负责本项目相关资料档案的及时整理和移交，确保资料的完整性和准确性。

二、资料档案的分类与编号

1.分类原则

-根据实验室资料档案的性质、来源和用途，进行科学合理的分类。

-分类应便于资料的管理和查找，具有一定的逻辑性和系统性。

2.具体分类

-实验报告类：包括各类实验的最终报告、总结报告等。

-原始记录类：实验过程中的各项原始数据记录、观察记录等。

-仪器设备档案类：仪器设备的购置合同、说明书、操作规程、维护记录、校准证书等。

-标准规范类：实验室所依据的各类国家标准、行业标准、地方标准以及内部制定的规范等。

-科研项目文档类：科研项目的申报书、立项批复、研究计划、实验方案、中期检查报告、结题报告等。

-人员培训档案类：实验室人员参加各类培训的记录、证书等。

-其他类：如实验室的规章制度、会议记录、对外交流材料等。

3.编号规则

-采用字母与数字相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。

-编号格式为：[类别代码][年份][顺序号]。

-类别代码：根据上述分类确定，如SYB表示实验报告类，YSJL表示原始记录类等。

-年份：资料形成的年份，采用四位数字表示，如2023。

-顺序号：同一类别下资料的流水号，从001开始依次编号。

-示例：SYB2023001表示2023年形成的第一份实验报告。

三、资料档案的收集与整理

1.收集要求

-各实验项目负责人和相关人员应及时将各自工作中产生的资料档案提交给档案管理员。

-资料应真实、完整、准确，不得随意涂改、伪造。

-对于外来文件，如标准规范、合作项目资料等，应及时登记并归档。

2.整理流程

-档案管理员收到资料后，应按照分类要求进行初步审核，检查资料的完整性和准确性。

-对审核合格的资料进行整理，去除不必要的附件，确保资料简洁明了。

-根据编号规则对资料进行编号，并填写相应的档案目录。

-将整理好的资料按照类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。

四、资料档案的归档

1.归档时间

-实验报告、原始记录等应在实验完成后[X]个工作日内归档。

-仪器设备档案应在仪器设备验收合格后及时归档。

-科研项目文档应按照项目进度及时归档，在项目结题后[X]个工作日内完成全部归档工作。

2.归档要求

-归档资料应装订整齐，纸张规格统一，采用A4纸。

-资料应按照编号顺序排列，编制页码，并填写档案封面和目录。

-电子资料应与纸质资料内容一致，并进行备份存储。备份存储方式应安全可靠，便于查询和使用。

五、资料档案的保管

1.保管环境

-设立专门的档案库房，确保库房干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。

-档案库房应配备必要的消防器材和温湿度控制设备，保持适宜的温湿度条件。温度控制在[X]℃-[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%-[X]%之间。

2.保管方式

-纸质资料应分类存放在档案柜中，档案柜应标识清晰，便于查找。

-电子资料应存储在专用的存储设备上，并进行分类管理。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。

-对于重要的资料档案，应进行备份存储，备份存储地点应与档案库房分开，以防止因自然灾害等原因导致资料丢失。

3.保管期限

-根据资料档案的性质和用途，确定不同的保管期限。

-实验报告、原始记录等一般保管期限为[X]年。

-仪器设备档案应在仪器设备报废后继续保管[X]年。