文件控制管理程序.docx

?一、目的

确保公司所有文件得到有效控制，保证各部门使用的文件为有效版本，防止使用作废文件，特制定本程序。

二、适用范围

本程序适用于公司内部各类文件的控制与管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、外来文件等。

三、职责

1.总经理

-批准发布公司的质量方针、质量目标及重要文件。

2.管理者代表

-负责组织质量管理体系文件的编制、审核和修订工作。

-确保文件的适宜性、充分性和有效性。

3.各部门

-负责本部门文件的编制、审核、修订和使用，并按规定做好文件的收集、整理和归档工作。

-负责对本部门使用的外来文件进行识别、登记和控制。

4.文控中心

-负责文件的归口管理，包括文件的编号、发放、回收、归档、保管和销毁等工作。

-建立文件管理台账，定期对文件进行清查和盘点，确保文件的完整性和准确性。

四、文件分类

1.质量体系文件

-质量手册：阐述公司质量管理体系的总体要求和框架。

-程序文件：规定各项质量管理活动的流程和方法。

-作业指导书：指导具体操作的文件，包括操作规程、检验规范等。

-质量记录：为证明产品质量符合要求和质量管理体系有效运行而提供的客观证据。

2.技术文件

-产品图纸：反映产品设计要求和结构尺寸的文件。

-工艺文件：规定产品制造工艺过程和方法的文件。

-技术标准：对产品或服务的技术要求和规范。

3.管理文件

-行政文件：如公司制度、通知、报告等。

-财务文件：如财务报表、预算文件等。

-人力资源文件：如员工档案、培训记录等。

4.外来文件

-国家法律法规、标准规范：与公司业务相关的法律法规和行业标准。

-客户提供的文件：如订单、技术协议等。

-供应商提供的文件：如原材料检验标准、设备说明书等。

五、文件编号规则

1.质量体系文件

-质量手册：QM-[年份]-[版本号]

-程序文件：QP-[部门代码]-[程序文件序号]-[年份]-[版本号]

-作业指导书：WI-[部门代码]-[作业指导书序号]-[年份]-[版本号]

-质量记录：QR-[记录名称代码]-[年份]-[版本号]

2.技术文件

-产品图纸：D-[产品型号]-[图纸序号]-[年份]-[版本号]

-工艺文件：P-[工艺文件序号]-[年份]-[版本号]

-技术标准：S-[标准编号]-[年份]-[版本号]

3.管理文件

-行政文件：AD-[文件类别代码]-[文件序号]-[年份]-[版本号]

-财务文件：F-[文件类别代码]-[文件序号]-[年份]-[版本号]

-人力资源文件：HR-[文件类别代码]-[文件序号]-[年份]-[版本号]

4.外来文件

-国家法律法规、标准规范：NL-[法律法规或标准编号]-[年份]

-客户提供的文件：C-[客户名称代码]-[文件序号]-[年份]

-供应商提供的文件：V-[供应商名称代码]-[文件序号]-[年份]

其中，部门代码、记录名称代码、文件类别代码等由文控中心统一规定和维护。

六、文件编制与审核

1.文件编制

-各部门根据工作需要和职责分工，负责本部门相关文件的编制工作。文件编制应遵循5W1H原则，即明确做什么（What）、谁来做（Who）、何时做（When）、何地做（Where）、为什么做（Why）和如何做（How），确保文件内容完整、清晰、准确、可操作。

-编制文件时应注意与其他相关文件的协调性和一致性，避免出现矛盾或重复的内容。

2.文件审核

-文件编制完成后，应由编制部门负责人进行审核。审核内容包括文件的准确性、完整性、适宜性和可操作性等。

-对于重要文件或涉及多个部门的文件，还应组织相关部门进行会审，确保文件能够满足各方面的要求。

-审核通过后的文件应在文件上签署审核意见和审核人姓名，并注明审核日期。

七、文件批准与发布

1.文件批准