公司商品贸易管理办法.doc

XX有限公司

商品贸易管理办法

第一章总则

第一条为了扩大有效资源控制量、提高市场占有率,加强和规范XX有限公司（以下简称“公司”）商品贸易工作，完成商品贸易任务，特制定本办法。

第二条商品贸易定义，是指除公司自产产品及利用自有运力计划，围绕自贸区、铁路等系统内的商品以外开展的商品贸易。

第三条适用范围，适用于公司及下属单位。

第二章组织与职责

第四条职责划分

（一）公司销售部负责商品贸易工作管理及相关单位的协调工作。其中包括年度、月度计划编制、公司本部商品贸易任务落实、集团公司系统数据上报；负责商品贸易计划下达、执行的监督。

（二）各承担商品贸易任务的下属公司（以下简称商品贸易责任单位）按照公司下达的任务指标开展商品贸易。负责本单位商品贸易合同洽谈、起草及结算单编制,各下属公司要围绕各自的工作范畴开展商品贸易工作，避免各下属公司间的业务交叉，原则上要与客户建立稳定的合作关系，以相对固定模式为重点开展工作。

（三）销售部负责合同签订、结算、编制报表、协助票据传递。

第三章商品贸易工作程序

第五条工作流程

（一）掌握信息。商品贸易责任单位要深入进行市场调研，掌握市场信息，及时汇总信息数据，寻找商品贸易项目。

（二）资质审核。由商品贸易责任单位审核符合条件的供需双方“五证”（包括企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、商品经营资格证）原件。

（三）合同谈判。合同谈判由商品贸易责任单位负责。

（四）合同订立。由商品贸易责任单位起草合同，将打印好的合同文本交予合同主体单位加盖合同专用章，交予公司履行合同审批程序，签订合同。

（五）履行合同。本着谁主办谁负责的原则，由主办单位（部门）负责督促采购和销售方履行合同，登记台帐，登记商品贸易完成情况统计表，定期汇总、上报商品贸易完成情况统计表。

（六）结算和收付款。本着谁主办谁负责的原则，由商品贸易责任单位负责编制“商品贸易结算单”，同时将“商品贸易结算单”（经主办单位经办人、负责人签字）送达公司审核，由销售部进行结算。采购及销售票据由主办单位确认,由公司协助传递。

第四章客户管理

第六条客户准入及管理

（一）商品贸易责任单位负责收集并审核客户“五证”资料，确认资质。

（二）商品贸易责任单位负责收集合作客户详实的开票信息、寄单地址、联系方式等客户资料，单独建档。

第五章合同管理

第七条管理职责

（一）商品贸易责任单位责按照客户资质评定标准对合同客户的资质、资信和履行能力进行认真审查，并将客户资料留存归档，同时建立完善客户档案电子数据库。

（二）与客户初步商定合同条款，并做谈判记录。

（三）商品贸易责任单位接洽客户，拟定合同文本,由公司审批合同。

（四）商品贸易责任单位负责跟踪、监督合同的履行情况，并积极配合协调。

（五）商品贸易责任单位负责记录合同执行中的原始数据和进展情况，建立合同统计台帐，并负责合同的归档和管理。

第八条合同变更

（一）商品贸易合同在执行中如遇合同条款变更，由商品贸易责任单位提交变更函，由公司负责合同变更。

（二）商品贸易责任单位负责起草新合同。

（三）合同终止。如出现重大障碍，合同难以履行时，商品贸易责任单位出具书面的合同终止情况说明，公司登记备案。

第九条合同归档

合同的归档管理严格按照公司合同管理办法执行。

第六章贸易商品数量、质量管理

第十条“背靠背”方式的商品贸易原则上我方不承担数量和质量管理风险。实物方式的商品贸易要建立严格的数量出入库管理制度和程序，出入库都要过衡，防止亏吨。

第十一条质量管理主办单位（部门）要保证商品进出库质量检验委托同一家检验部门进行，规避化验偏差。

第七章结算管理

第十二条对实物商品贸易的，由主办单位（部门）负责按照合同条款收集物权单据（货权转移单）、数量单据（过衡单）、质量单据（装车、到厂化验单）等，与供货商和用户进行数、质量核对，无误后填制“商品贸易结算单”，进入结算程序。

第十三条对上下游锁定价格模式结算时，主办单位（部门）同时填制“商品贸易结算单”，进入结算程序。

第八章收付款程序

第十四条对实物商品贸易：

（一）对公司后付款用户，销售时可以采取后付款，按月结算回款；对市场用户一律采取预付款,购进时采取定期结算，收票付款。

（二）进行实物商品贸易时,在购进已控制货权,并且质、数量无异议，在未开具增值税发票的前提下，可采取提前付款的方式支付货款，预付部分不能超过总价款的70%，待供应商开具增值税发票并经财务核对无误后方可与用户开票结算，收货人支付全部货款后我方付清余款。

第十五条对“背靠背”模式的商品贸易，采取先收款后付款的办法，确保资金安全。采购付款程序是：主办单位（部门）负责通知供货商开具增值税专用发票，公司财务结算部收到发票后付款；销售开票程序是：主办单位（部门）负责销售回款，确认款项上账后，由财务结算部开具发票