公司快递管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司快递管理，规范快递收发流程，提高工作效率，降低快递成本，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司全体员工在工作中涉及的快递收发业务。

3.职责分工

-行政部门

-负责制定、修订和完善公司快递管理规定。

-统一管理公司快递收发工作，包括与快递公司签订合作协议、建立快递收发台账等。

-定期对快递费用进行核算、统计和分析，提出费用控制建议。

-负责快递设备、设施的采购、维护和管理。

-各部门

-负责本部门快递收发业务的具体实施，指定专人负责与行政部门对接。

-配合行政部门做好快递管理相关工作，如提供快递信息、协助核对快递费用等。

二、快递收发流程

1.寄件流程

-寄件申请

-员工因工作需要寄件时，应填写《快递寄件申请表》，详细注明寄件人姓名、部门、联系电话、收件人姓名、地址、联系电话、寄件内容、重量、快递类型（如顺丰、圆通、中通等）等信息。

-对于重要文件或紧急物品，需在申请表上注明加急字样，并简要说明原因。

-审批

-部门负责人对寄件申请进行审批，确认寄件内容符合工作需要，并在申请表上签字。

-如寄件金额超过一定标准（具体标准由公司根据实际情况确定），需报公司分管领导审批。

-交件

-寄件申请人将填写完整并经审批的《快递寄件申请表》及待寄物品一并交至行政部门。

-行政部门工作人员核对申请表信息与待寄物品无误后，按照寄件人要求选择合适的快递公司，并进行包装、称重、计费等操作。

-寄件

-行政部门工作人员将包装好的快递送至快递公司网点寄发，并获取快递单号。

-工作人员将快递单号填写在《快递寄件申请表》上，并及时更新快递跟踪信息，确保寄件人能够随时了解快递状态。

-费用结算

-每月[具体日期]，行政部门汇总当月快递寄件费用，按照公司费用报销流程进行报销。

-财务部门对快递费用进行审核，确保费用支出合理合规。

2.收件流程

-快递到达通知

-快递公司将快递送达公司后，行政部门工作人员及时接收，并根据快递面单信息在公司内部快递系统中录入收件人姓名、部门、联系电话、快递单号等信息。

-行政部门工作人员通过邮件、短信或公司内部通讯工具等方式向收件人发送快递到达通知，告知收件人快递已到，并提醒收件人尽快领取。

-收件登记

-收件人凭有效身份证件到行政部门领取快递，并在《快递收件登记表》上签字确认。

-行政部门工作人员在快递系统中标记快递已被领取。

-特殊情况处理

-如收件人无法及时领取快递，行政部门工作人员应与收件人沟通，协商领取时间。

-对于长时间无人领取的快递，行政部门应及时联系快递公司，了解快递退回原因，并根据实际情况进行处理。

三、快递费用管理

1.费用标准

-公司根据快递业务的实际需求，与多家快递公司签订合作协议，确定不同快递类型的费用标准。

-费用标准如有调整，行政部门应及时通知各部门，并在公司内部进行公示。

2.费用控制

-各部门应严格控制快递费用支出，在保证工作正常开展的前提下，尽量选择费用较低的快递服务。

-对于可合并寄发的快递，应尽量合并，以减少快递费用。

-行政部门定期对快递费用进行统计和分析，如发现费用异常增长，应及时与相关部门沟通，查找原因并采取措施进行控制。

3.费用报销

-员工寄件费用按照公司费用报销制度进行报销，报销时需提供有效的快递发票和《快递寄件申请表》。

-财务部门对报销的快递费用进行审核，确保费用真实、合理、合规。

-对于不符合报销规定的快递费用，财务部门有权不予报销。

四、快递安全管理

1.包装要求

-寄件人应根据物品的性质、重量、体积等因素选择合适的包装材料，确保物品在运输过程中不受损坏。

-对于易碎物品，应采取防震、防撞、防摔等措施，如使用泡沫、气垫、报纸等进行填充。

-对于液体、粉末等特殊物品，应按照快递公司的相关规定进行包装，并在包装上注明物品名称、性质、数量等信息。

2.物品安全

-员工不得寄递国家法律法规禁止的物品，如毒品、枪支弹药、易燃易爆物品等。

-对于涉及公司机密文件或重要资料的快递，寄件人应按