公司文件控制管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司文件控制管理，确保文件的有效性、完整性和可追溯性，规范文件的起草、审核、批准、发布、使用、修订、作废及保管等环节，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部各类文件的控制管理，包括但不限于管理文件、技术文件、作业文件、质量体系文件等。

3.职责分工

-总经理：负责批准公司重要文件，对文件管理的总体工作进行决策和指导。

-管理者代表：负责审核重要文件，监督文件控制管理体系的有效运行。

-各部门负责人：负责本部门文件的归口管理，组织文件的起草、审核、修订等工作，确保文件的适用性和有效性。

-文件管理员：负责文件的统一编号、登记、发放、回收、归档、保管等具体工作，维护文件管理系统的正常运行。

二、文件分类与编号

1.文件分类

-管理文件：包括公司的管理制度、规定、办法、通知、会议纪要等，用于规范公司的管理活动。

-技术文件：涵盖产品设计图纸、工艺文件、技术标准、检验规范等，指导产品的研发、生产和检验。

-作业文件：如操作规程、作业指导书、记录表格等，规定具体工作的操作流程和要求。

-质量体系文件：依据质量管理体系标准建立的文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录等，确保质量管理体系的有效运行。

2.文件编号规则

-文件编号结构：由文件类别代码、部门代码、年份代码、顺序号组成。

-文件类别代码：用大写字母表示，如GL代表管理文件，JS代表技术文件，ZY代表作业文件，ZL代表质量体系文件。

-部门代码：用两位数字表示，按照公司部门的顺序编号，如01代表总经理办公室，02代表人力资源部等。

-年份代码：用四位数字表示，如2023代表文件编制年份。

-顺序号：用三位数字表示，同一类文件按顺序依次编号。

-示例：GL012023001表示总经理办公室2023年发布的第1号管理文件。

三、文件起草

1.起草原则

文件起草应遵循准确、清晰、简洁、实用的原则，符合国家法律法规、行业标准及公司实际情况，确保文件能够有效指导工作。

2.起草要求

-内容完整：文件应包含目的、范围、职责、工作程序、相关文件和记录等必要要素，确保文件的完整性和可操作性。

-格式规范：文件格式应符合公司统一规定，包括字体、字号、排版、页眉页脚等，保持文件的一致性和规范性。

-语言准确：使用准确、规范的语言表达，避免模糊、歧义或生僻的词汇，确保文件易于理解和执行。

3.起草部门

文件起草一般由相关职能部门负责，涉及多个部门的文件可由牵头部门组织联合起草。

四、文件审核

1.审核流程

-文件起草完成后，起草部门应将文件提交至本部门负责人进行初审。初审主要检查文件内容是否完整、格式是否规范、与相关法律法规和公司制度是否相符等。

-初审通过后，文件提交至归口管理部门负责人进行审核。归口管理部门负责人应从文件的专业性、系统性、协调性等方面进行审核，确保文件符合公司整体管理要求。

-对于重要文件，还需提交管理者代表进行审核。管理者代表重点审核文件与公司战略目标、质量管理体系的一致性，以及文件的有效性和可操作性。

2.审核要点

-内容准确性：审核文件内容是否准确反映工作实际，是否存在错误或遗漏。

-逻辑合理性：检查文件的逻辑结构是否清晰，条款之间是否连贯、合理，避免出现前后矛盾或逻辑混乱的情况。

-合规性：确保文件符合国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度的要求。

-适用性：评估文件是否适用于实际工作，是否能够有效指导员工的操作和管理活动。

五、文件批准

1.批准权限

-管理文件：一般性管理文件由部门负责人批准；重要管理文件由管理者代表审核后，报总经理批准。

-技术文件：技术文件由技术负责人批准；涉及重大技术问题或关键技术方案的文件，需经总经理批准。

-作业文件：作业文件由部门负责人批准；涉及多个部门或对公司运营有较大影响的作业文件，应报管理者代表审核，总经理批准。

-质量体系文件：质量手册由总经理批准；程序文件由管理者代表批准；作业指导书等三级文件由部门负责人批准。

2.批准要求

批准人应认真审查文件内容，确保文件符合审核意见和公司相关要求，签署批准意见并注明批准日期。

六、文件发布

1.发布