公司业务外包管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司业务外包行为，加强业务外包管理，提高公司运营效率，降低运营成本，有效控制业务外包风险，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有业务外包活动的管理，包括但不限于生产加工外包、服务外包、技术研发外包等。

3.基本原则

-合法合规原则：业务外包活动应遵守国家法律法规和公司相关规定。

-成本效益原则：在确保业务质量和服务水平的前提下，实现成本效益最大化。

-风险可控原则：对外包业务的风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。

-择优选择原则：通过公平竞争，选择具有良好信誉、专业能力和服务质量的外包商。

二、职责分工

1.业务部门

-负责提出业务外包需求，明确外包业务的范围、质量标准、服务要求等。

-参与外包商的选择、评估和管理，协助签订外包合同。

-负责对外包业务的过程进行监督和管理，及时反馈问题并提出改进建议。

2.采购部门

-负责按照公司采购管理规定，组织外包商的招标、询价、谈判等采购活动。

-协助业务部门审核外包合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰。

-负责与外包商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。

3.财务部门

-负责审核业务外包预算，参与外包成本的核算和控制。

-负责对外包费用的支付进行审核和监督，确保资金支付安全。

-定期对外包业务的成本效益进行分析和评估。

4.风险管理部门

-负责识别、评估业务外包过程中的风险，制定风险应对措施。

-定期对外包业务的风险状况进行监控和预警，及时发现并处理潜在风险。

5.审计部门

-负责对外包业务进行审计监督，检查外包业务的合规性、真实性和效益性。

-对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。

三、外包业务流程

1.需求提出

业务部门根据公司业务发展需要，结合自身资源状况，提出业务外包需求。需求应明确外包业务的名称、内容、范围、质量标准、服务要求、完成时间等，并填写《业务外包需求申请表》。

2.立项审批

《业务外包需求申请表》经业务部门负责人审核后，提交公司领导审批。审批通过后，该业务外包项目正式立项。

3.外包商选择

-制定选择标准：采购部门会同业务部门等相关部门，根据外包业务的特点和要求，制定外包商选择标准，包括但不限于企业资质、信誉状况、专业能力、服务质量、价格水平、财务状况等。

-发布招标信息：采购部门通过公司内部网站、行业媒体、招标平台等渠道发布招标信息，邀请符合条件的外包商参与投标。招标信息应明确外包业务的详细要求、投标截止时间、评标标准等。

-组建评标小组：由采购部门、业务部门、风险管理部门、财务部门等相关人员组成评标小组，负责对外包商的投标文件进行评审。

-评标定标：评标小组按照评标标准对各外包商的投标文件进行综合评审，评选出中标候选人。根据评标结果，确定中标外包商，并发出中标通知书。

4.合同签订

采购部门与中标外包商签订业务外包合同。合同应明确双方的权利和义务，包括外包业务的内容、范围、质量标准、服务要求、价格、付款方式、交付时间、保密条款、违约责任等。合同签订前，应提交财务部门、风险管理部门等相关部门审核，确保合同条款合法合规、风险可控。

5.项目实施

-业务交接：业务部门与外包商进行业务交接，向外包商提供必要的业务资料、技术支持和培训，确保外包商熟悉业务要求和流程。

-过程监督：业务部门负责对外包业务的实施过程进行监督和管理，定期检查外包业务的进展情况、质量状况等，及时发现并解决问题。如发现外包商存在违约行为或服务质量问题，应及时要求其整改；如整改无效，可根据合同约定追究其违约责任。

-沟通协调：业务部门与外包商保持密切沟通，及时协调解决项目实施过程中出现的各种问题，确保项目顺利进行。

6.验收结算

-验收标准：业务部门根据合同约定的质量标准和服务要求，制定外包业务验收方案。验收方案应明确验收流程、验收方法、验收标准等。

-验收实施：外包业务完成后，业务部门组织相关人员按照验收方案进行验收。验收合格后，出具验收报告。如验收不合格，应要求外包商限期整改，直至验收合格为止。

-费用结算：财务部门根据验收报告和合同约定，对外包费用进行结算。结算前，应审核外包业务的完成情况、质量状况等，确保费用支付准确无误。