会议室使用管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内所有会议室的使用管理，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室等。

3.基本原则

（1）统一管理原则：会议室由公司行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。

（2）先申请先使用原则：按照申请时间先后顺序安排会议室使用，特殊情况除外。

（3）高效利用原则：鼓励充分利用会议室资源，提高会议室的使用频率和使用效果。

（4）安全规范原则：使用会议室时应遵守相关安全规定，保持会议室的整洁和卫生。

二、会议室分类及设施配备

1.会议室分类

（1）大型会议室：可容纳[X]人以上，配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等设备，适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等。

（2）中型会议室：可容纳[X]-[X]人，配备投影仪、音响系统、麦克风等设备，适用于部门会议、业务讨论、小型培训等。

（3）小型会议室：可容纳[X]人以下，配备投影仪、音响系统等基本设备，适用于小组讨论、一对一沟通等。

2.设施配备

（1）投影仪：确保投影仪图像清晰、亮度适中，定期进行维护和校准。

（2）音响系统：保证声音清晰、无杂音，音量可根据需要调节。

（3）麦克风：提供有线和无线麦克风，确保音质良好，无啸叫现象。

（4）电子白板：方便会议记录和演示，配备书写笔和擦除工具。

（5）桌椅：桌椅摆放整齐、舒适，满足会议需求。

（6）其他：根据会议室实际情况，配备饮水机、绿植等设施。

三、会议室使用申请

1.申请流程

（1）申请人需提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、参会人数、所需设备等信息。

（2）将申请表提交至部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要对申请进行审核，并签署意见。

（3）经部门负责人审批通过后，申请人将申请表提交至行政部门。行政部门根据会议室的使用情况进行统筹安排，并反馈申请结果。

2.申请时间

（1）常规会议应提前[X]个工作日申请，紧急会议可在当天提前[X]小时申请。

（2）对于跨部门会议或涉及重要领导参加的会议，建议提前[X]个工作日申请，以便行政部门做好充分准备。

3.申请信息填写要求

（1）会议主题：应简洁明了，准确反映会议主要内容。

（2）时间：明确会议开始时间和结束时间，精确到分钟。

（3）参会人数：填写实际参会人数，以便合理安排会议室。

（4）所需设备：详细列出需要使用的设备，如投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等。

（5）特殊要求：如有特殊要求，如会议期间需要提供茶水服务、会议资料打印等，应在申请表中注明。

四、会议室安排与调整

1.会议室安排

（1）行政部门根据会议室的使用申请情况，按照先申请先使用、会议室大小与参会人数相匹配的原则进行安排。

（2）对于多个部门同时申请使用同一时间段会议室的情况，行政部门应根据会议的重要性、参会人数等因素进行协调，优先安排重要会议。

2.会议室调整

（1）如因特殊情况需要调整会议室使用时间或地点，申请人应提前[X]小时通知行政部门，并重新填写《会议室使用申请表》，按照申请流程进行审批。

（2）行政部门应及时通知相关人员会议室调整的信息，确保会议能够顺利进行。

五、会议室使用规则

1.使用人员要求

（1）所有使用会议室的人员应爱护会议室设施设备，不得随意损坏或拆卸。

（2）使用人员应提前到达会议室，做好会议准备工作，如检查设备是否正常、摆放会议资料等。

（3）会议期间，使用人员应保持会议室安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内大声喧哗、吸烟、吃东西等。

（4）使用人员应按照会议主题和议程进行讨论和交流，不得在会议室内进行与会议无关的活动。

2.设备使用规定

（1）使用投影仪、音响系统、麦克风等设备前，应熟悉设备的操作方法，如有疑问可向行政部门咨询。

（2）使用设备时应注意正确操作，避免因操作不当造成设备损坏。如发现设备出现故障，应及时通知行政部门进行维修。

（3）会议结束后，使用人员应关闭设备电源，整理好会议资料，将会议室恢复原状。

3.环境卫生要求

（1）使用人员应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室内乱扔垃圾。

（2）会议结束后，使用人员应将桌椅摆放整齐，清理会议产生的垃圾，并将垃圾带出会议室。

（3）行政部门应定期对会议室进行清洁和消毒，确保会议室环境整洁、卫生。

六、会议室安全管理

1.消防安全