安全生产文件档案管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为加强公司安全生产文件档案的管理，确保安全生产文件档案的完整性、准确性和系统性，便于查阅和利用，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及各部门安全生产文件档案的管理。

（三）职责分工

1.安全管理部门

-负责制定和完善安全生产文件档案管理制度，并监督执行。

-归口管理公司安全生产文件档案，负责文件的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。

-定期对安全生产文件档案进行清理和鉴定，确保档案的质量。

2.各部门

-负责本部门安全生产文件的收集、整理，并及时移交安全管理部门归档。

-配合安全管理部门做好安全生产文件档案的查阅、借阅等工作。

二、文件档案的分类与编号

（一）分类

安全生产文件档案分为以下几类：

1.法律法规及标准规范类：国家和地方有关安全生产的法律法规、政策文件、标准规范等。

2.公司安全生产管理制度类：公司制定的安全生产责任制、安全操作规程、安全检查制度、安全教育培训制度等各项安全生产管理制度。

3.安全管理文件类：安全管理部门下发的各类通知、通报、工作安排、总结报告等文件。

4.安全检查与隐患排查治理文件类：安全检查记录、隐患排查报告、整改方案及整改记录等。

5.安全教育培训文件类：培训计划、培训教材、培训记录、考试试卷等。

6.事故管理文件类：事故报告、事故调查处理报告、事故统计分析资料等。

7.应急管理文件类：应急预案、应急演练计划、演练记录、应急物资清单等。

8.其他安全生产文件类：与安全生产相关的其他文件、资料，如安全会议纪要、安全承诺书等。

（二）编号

安全生产文件档案采用分类编号的方式进行标识，编号规则如下：

1.大类代码：采用大写英文字母表示各类文件档案，如F表示法律法规及标准规范类，G表示公司安全生产管理制度类等。

2.小类代码：在大类代码后，采用两位数字表示小类，如F01表示综合安全生产法律法规，G01表示安全生产责任制等。

3.顺序号：按文件档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。

例如：公司安全生产责任制的编号为G01-001。

三、文件的收集与整理

（一）收集

1.安全管理部门应定期收集国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范等文件，并及时更新。

2.各部门应及时收集本部门产生的安全生产文件，包括但不限于部门工作计划、总结、安全检查记录、培训资料等，于每月底前移交安全管理部门。

3.对于上级部门下发的涉及安全生产的文件，应及时转发至相关部门，并跟踪文件的落实情况。

（二）整理

1.安全管理部门对收集到的安全生产文件进行整理，按照分类编号规则进行分类。

2.对每份文件进行核对，确保文件内容完整、准确，签字盖章齐全。

3.去除文件中的金属物、订书钉等，对破损的文件进行修复或复制。

4.按照文件的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一类文件应保持连续性。

四、文件的归档与保管

（一）归档

1.经过整理的安全生产文件，由安全管理部门负责及时归档。归档文件应编制归档目录，一式两份，一份随档案保存，一份作为检索工具。

2.归档文件应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。

3.档案盒应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好。

（二）保管

1.安全管理部门应指定专人负责安全生产文件档案的保管，保管人员应具备一定的档案管理知识和技能。

2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅等情况。

3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。

4.档案保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为1-5年，中期档案保管期限为5-10年，长期档案保管期限为10年以上。

五、文件的查阅与借阅

（一）查阅

1.公司内部人员因工作需要查阅安全生产文件档案的，应填写《安全生产文件档案查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门查阅。

2.安全管理部门应根据查阅申请表提供相应的文件档案，并在查阅现场进行监督，确保文件档案的安全。

3.查阅人员不得在文件档案上涂改、标记、抽取、撤换文件，如需复印或摘录文件内容，应经安全管理部门同意。

（二）借阅

1.公司外部单位