星采购管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为规范公司零星采购行为，加强零星采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司各部门因日常办公、生产运营等需要进行的零星采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、小型维修材料、服务类采购等金额较小的采购事项。

（三）基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关制度规定进行采购活动。

2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分比选，降低采购成本，提高采购效益。

3.及时性原则：确保采购活动及时响应需求部门，满足公司正常运营需要。

4.透明性原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。

二、职责分工

（一）需求部门

1.负责提出零星采购需求，明确采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。

2.对采购申请的必要性和合理性负责，确保采购需求真实、准确、紧急。

3.参与采购供应商的选择、评价及采购合同的签订、验收等工作。

（二）采购部门

1.负责零星采购的具体实施，包括供应商的寻找、筛选、询价、议价、采购合同的签订等工作。

2.按照公司采购流程，确保采购活动合规、高效进行，及时完成采购任务。

3.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行动态管理和评价。

（三）财务部门

1.负责审核零星采购预算，对采购费用进行核算、支付和监督。

2.参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定和公司利益。

3.对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金使用安全、合理。

（四）审计部门

1.负责对零星采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性等。

2.对采购过程中发现的违规违纪行为进行调查处理，提出审计意见和建议。

三、采购流程

（一）采购申请

1.需求部门根据工作需要填写《零星采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、预计使用时间等信息，并由部门负责人签字确认。

2.对于涉及金额较大或重要的零星采购项目，需求部门应提前进行可行性研究和成本效益分析，并附相关说明材料。

（二）采购审批

1.《零星采购申请表》提交至采购部门后，采购部门对采购需求的合理性、必要性进行初审。

2.初审通过后，根据采购金额大小按照公司审批权限进行审批。采购金额在[具体金额]以下的，由采购部门负责人审批；超过该金额的，依次报分管领导、总经理审批。

（三）供应商选择与采购

1.采购部门根据审批后的采购申请，通过多种渠道寻找合适的供应商，如供应商库筛选、网络搜索、行业推荐、市场调研等。

2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩证明、信誉评价等，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力和资质。

3.向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。询价单应明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间、付款方式等内容。

4.采购部门对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。对于价格差异较大的报价，采购部门应要求供应商做出合理说明。

5.与选定的供应商进行议价，争取更有利的采购价格和条款。达成一致后，签订采购合同或采购订单。采购合同或订单应明确双方的权利义务、采购物品或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等内容。

（四）采购执行与跟踪

1.采购部门按照采购合同或订单要求，及时与供应商沟通协调，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。

2.如因供应商原因导致交货延迟或质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应措施减少对公司生产运营的影响。

（五）验收

1.采购物品或服务到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准及时组织验收。验收人员应包括需求部门相关人员、采购部门人员等，必要时可邀请专业技术人员参与。

2.验收内容包括数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于重要设备或关键材料，应进行性能测试或质量检验。

3.验收合格后，验收人员在《验收单》上签字确认。如验收不合格，应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货，并做好记录。

（六）付款

1.采购部门根据验收合格的《验收单》及采购合同，填写《付款申请单》，附上相关发票、合同等凭证，经部门负责人审核后提交财务部门。

2.财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，确认无误后按照公