档案资料管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。

3.职责分工

-综合管理部是公司档案资料管理的归口部门，负责制定档案资料管理制度，指导、监督各部门的档案资料管理工作，集中统一管理公司的各类档案资料。

-各部门负责本部门档案资料的收集、整理、立卷、保管，并按规定定期向综合管理部移交。

-公司员工应积极配合档案资料管理工作，及时将工作中形成的各类档案资料移交本部门，并协助做好档案资料的整理、归档工作。

二、档案资料的分类与编号

1.档案资料分类

-行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司章程，管理制度，工作计划与总结，重要活动记录，公文往来，证照印章管理等方面的资料。

-人力资源类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、绩效管理、劳动关系、职业发展等人力资源管理工作中形成的各类文件和记录。

-财务审计类：包含财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料，资金管理等方面的档案资料。

-市场营销类：涉及市场调研、营销策略、销售合同、客户信息、广告宣传、市场活动策划与执行等相关资料。

-技术研发类：包括产品研发计划、技术方案、设计图纸、实验报告、技术专利、技术标准、技术改进记录等档案。

-生产管理类：有生产计划、生产调度、质量控制、设备管理、物资采购、库存管理、生产统计等方面的资料。

-项目管理类：针对公司各类项目的立项审批、项目计划、项目进度报告、项目验收等相关文件和记录。

2.编号规则

档案资料编号采用类别代码+年份+流水号的形式。例如，行政管理类档案编号为XZGL-20XX-001，其中XZGL为行政管理类别的代码，20XX为年份，001为流水号。具体类别代码如下：

-行政管理类：XZGL

-人力资源类：RLZY

-财务审计类：CWSJ

-市场营销类：SCYY

-技术研发类：JSCY

-生产管理类：SCGL

-项目管理类：XMGL

三、档案资料的收集与整理

1.收集要求

-各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保本部门在工作中形成的各类档案资料及时、完整地收集齐全。

-对于重要的会议文件、合同协议、技术资料等，应在形成后立即收集，不得积压或遗漏。

-员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与工作相关的档案资料全部移交部门档案管理人员。

2.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

-归档的文件材料应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

-整理档案资料时，应按照分类方案进行分类，同一类别的档案资料应按照时间顺序或重要程度排列。

3.整理方法

-文件材料的分类：按照档案资料分类标准，将收集到的文件材料进行分类。

-编号编制：为每份文件材料编制唯一的编号，编号应与档案资料编号规则一致。

-装订：对于纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料，应进行修整和装订。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或粘贴。

-编目：编制档案资料目录，目录应包括编号、题名、日期、保管期限等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案资料装订，一份单独成册。

四、档案资料的立卷与归档

1.立卷要求

-各部门应根据档案资料的分类和整理情况，对立卷工作进行统筹安排，确保档案资料的系统性和完整性。

-立卷时应将具有保存价值的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷，每个案卷应相对独立地反映一项工作或一个问题。

-卷内文件材料应排列有序，一般应按照文件材料的形成时间先后顺序排列，重要文件在前，次要文件在后。

2.归档时间

-各部门应在次年的上半年将上一年度形成的档案资料整理立卷后移交综合管理部归档。

-对于紧急或重要的档案资料，应及时移交归档，不得拖延。

3.归档手续

-各部门移交档案资料时，应填写《档案资料移交清单》，详细注明档案资料的名称、编号、数