办公室5S管理标准.docx

?一、引言

5S管理起源于日本，包括整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke），因其日语的罗马拼音均以S开头，因此简称为5S。5S管理是现代企业行之有效的现场管理理念和方法，它有助于消除企业在办公过程中的浪费现象，提升工作效率和质量，营造整洁、有序、高效的工作环境。本标准旨在明确办公室5S管理的各项要求，确保办公室工作的规范化、标准化和科学化。

二、整理

目的

区分要与不要的物品，将不要的物品清理出办公室，腾出空间，防止误用，提高工作效率。

实施要点

1.全面检查

对办公室的所有区域、设备、文件资料等进行全面检查，包括办公桌面、抽屉、文件柜、仓库等。

2.区分标准

-使用频率：使用频率高、经常要用的物品保留，使用频率低、很少用到的物品考虑清理。例如，过去一年中使用次数少于5次的工具、文件等。

-必要性：工作必需的物品保留，非必需的物品清理。如一些已经过期且不再使用的宣传资料、废弃的办公用品等。

-时效性：有有效期限的物品，过期的及时清理。像过期的合同模板、发票存根等。

3.清理物品

将确定为不要的物品进行清理。不要的物品包括：

-废旧设备：如损坏无法修复的电脑、打印机、复印机等。

-过期文件：超过保存期限的文件、资料等。

-闲置办公用品：多余的笔、本子、文件夹等。

-无用的杂物：与工作无关的个人物品、装饰品等。

4.合理处置

-报废处理：对于废旧设备、过期文件等，按照公司规定的报废流程进行处理，确保信息安全和环保要求。

-捐赠或出售：对于一些还有使用价值但本部门不再需要的物品，可以考虑捐赠给慈善机构或出售给有需要的单位或个人。

整理检查要点

1.是否定期对办公室进行全面检查，区分要与不要的物品。

2.不要的物品是否及时清理，清理记录是否完整。

3.清理后的空间是否得到有效利用，是否存在新的物品积压。

三、整顿

目的

把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标识，使工作场所一目了然，减少寻找物品的时间，消除过多的积压物品。

实施要点

1.定置定位

-区域划分：根据办公室的功能和工作流程，划分不同的区域，如办公区、会议区、休息区、文件存储区等。

-物品定位：确定每类物品在相应区域的存放位置，并绘制定置图。例如，文件柜的每个抽屉应标明存放文件的类别；办公用品应放在专门的抽屉或柜子里，并贴上标签注明物品名称。

-标识清晰：在物品存放位置设置明显的标识牌，标识牌应注明物品名称、规格、型号、责任人等信息，确保任何人都能快速找到所需物品。

2.合理布局

-办公桌布局：办公桌上的物品应摆放整齐，常用的办公用品如电脑、电话、文件架、笔筒等应放置在顺手的位置，避免杂乱无章。

-文件存储布局：文件柜应按照文件类别、重要程度、使用频率等进行分类存放，便于查找和管理。例如，将常用文件放在最上层或最容易取用的抽屉，不常用文件放在下层或较深的抽屉。

-设备布局：办公设备如打印机、复印机等应放置在通风良好、便于操作和维护的位置，并与其他物品保持一定的安全距离。

3.定量设定

-确定物品数量：根据工作需要，确定各类物品的合理存放数量，避免过多或过少。例如，每个办公桌上的笔、本子等办公用品应保持一定的存量，既能满足日常使用，又不会造成积压。

-限量标识：对于一些限量存放的物品，如重要文件、印章等，应设置明显的限量标识，提醒使用者注意数量和使用情况。

整顿检查要点

1.办公室是否有清晰的定置图，物品是否按照定置图摆放。

2.标识是否清晰、准确，是否与存放物品一致。

3.物品数量是否合理，是否存在物品积压或短缺现象。

4.办公区域布局是否合理，是否便于工作开展。

四、清扫

目的

将工作场所清扫干净，保持环境整洁，及时发现设备故障和安全隐患，确保工作场所安全、卫生。

实施要点

1.清扫范围

-办公区域：包括办公桌、椅子、文件柜、地面、门窗、墙壁等，每天进行清扫，清除灰尘、杂物等。

-设备设施：对电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备进行定期清扫，擦拭机身，清理内部灰尘，保持设备良好的运行状态。

-公共区域：如走廊、楼梯、电梯间、会议室等，由专人负责定期清扫，确保公共区域