打印机使用管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了规范公司打印机的使用，提高打印机的使用效率，确保打印机的正常运行，减少资源浪费，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有打印机的使用管理，包括但不限于各部门办公室、会议室、培训室等场所的打印机。

3.职责

-行政部门

-负责打印机的选型、采购、安装、调试及日常维护工作，确保打印机设备的正常运行。

-制定打印机使用管理制度，并监督执行。

-定期对打印机的使用情况进行统计分析，根据使用需求合理调配打印机资源。

-各部门

-负责本部门打印机的日常使用管理，指定专人负责打印机的操作和维护。

-教育和引导本部门员工正确使用打印机，遵守打印机使用管理规定。

-协助行政部门做好打印机的维护和保养工作，及时反馈打印机出现的故障和问题。

-员工

-严格遵守打印机使用管理规定，爱护打印机设备。

-正确操作打印机，确保打印质量和设备安全。

-节约使用打印纸张和油墨等耗材，减少浪费。

二、打印机的配置与管理

1.打印机的选型与采购

-根据公司业务需求和实际使用情况，由行政部门负责打印机的选型工作。选型时应综合考虑打印机的性能、价格、可靠性、兼容性等因素，确保所选打印机能够满足公司的打印需求。

-打印机的采购应按照公司相关采购流程进行，由行政部门负责与供应商沟通洽谈，签订采购合同，并负责打印机的到货验收工作。

2.打印机的安装与调试

-行政部门负责打印机的安装工作，确保打印机安装位置合理，便于员工使用，并符合安全要求。

-打印机安装完成后，行政部门应进行调试，确保打印机能够正常运行，并对打印机的各项功能进行测试，保证打印质量符合要求。

-行政部门应将打印机的型号、安装位置、使用方法等信息告知各部门，并对员工进行简单的培训，使其能够正确使用打印机。

3.打印机的标识与编号

-行政部门应对每台打印机进行标识，标明打印机的型号、所属部门、使用区域等信息，以便于识别和管理。

-同时，为每台打印机分配唯一的编号，并建立打印机档案，记录打印机的基本信息、维护记录、使用情况等内容。

4.打印机的维护与保养

-行政部门应制定打印机的维护计划，定期对打印机进行清洁、保养和检查，确保打印机的正常运行。维护计划应包括清洁打印机内部部件、更换墨盒或硒鼓、检查打印头、清理卡纸等内容。

-打印机出现故障时，行政部门应及时进行维修，确保打印机尽快恢复正常使用。对于一些无法现场解决的故障，应及时联系打印机供应商或专业维修人员进行维修。

-行政部门应建立打印机维修记录，记录打印机的故障现象、维修时间、维修内容、维修人员等信息，以便于跟踪和管理打印机的维修情况。

-各部门应协助行政部门做好打印机的维护和保养工作，发现打印机出现故障或异常情况时，应及时通知行政部门进行处理。

三、打印机的使用规定

1.打印权限管理

-公司所有员工均享有打印文件的权利，但必须按照公司规定的流程进行申请和审批。

-各部门应指定专人负责本部门打印机的使用管理，对本部门员工的打印申请进行审核和批准。未经批准，任何人不得擅自使用打印机进行打印。

-对于涉及公司机密文件、重要资料等的打印，必须按照公司保密制度的规定进行审批，确保打印内容的安全性和保密性。

2.打印申请流程

-员工需要打印文件时，应先在公司内部办公系统中填写打印申请单，详细注明打印文件的名称、内容、份数、打印格式等信息。

-打印申请单填写完成后，提交给本部门负责人进行审核。部门负责人应根据工作需要和实际情况，对打印申请进行审批，并在打印申请单上签字确认。

-经部门负责人审批通过的打印申请单，员工应将其提交给打印机管理员（一般为行政部门指定人员）。打印机管理员根据打印申请单的内容进行打印操作，并做好打印记录。

3.打印内容审核

-打印机管理员在接到打印申请单后，应对打印内容进行审核，确保打印内容符合公司规定和要求。对于一些涉及公司形象、政策法规、保密信息等的打印内容，应进行严格审核，避免出现错误或违规打印。

-如果发现打印内容存在问题或不符合要求，打印机管理员应及时与申请人沟通，要求其修改或重新提交打印申请单。

4.打印操作规范

-员工在使用