档案管理制度及管理表格.docx

?##一、引言

档案作为组织或个人在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，对于维护组织的正常运转、保障业务的连续性以及提供决策支持等方面都发挥着至关重要的作用。为了加强档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本档案管理制度，并配套相应的管理表格，以便更好地规范档案管理流程。

##二、档案管理制度

（一）档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善档案管理制度，并监督制度的执行情况。

-集中统一管理本单位的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。

-负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等日常工作。

-开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全性。

-提供档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。

-推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平。

-组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。

2.各部门兼职档案员职责

-负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，定期移交至档案管理部门。

-协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和支持。

-配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，确保本部门档案的真实性和完整性。

（二）档案收集

1.收集范围

-本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。

-上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、通知等。

-本单位对外签订的合同、协议、函件等。

-本单位内部形成的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。

-本单位人员的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料等。

-本单位的财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

-本单位的基建档案材料，包括项目立项、规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。

-本单位的设备档案材料，包括设备购置、安装、调试、维修、报废等过程中形成的文件材料。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。

-收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。

-对于电子文件，应同时收集其元数据和相关软件，确保电子文件的可读性和可利用性。

-各部门应定期将收集的文件材料移交至档案管理部门，移交时应填写《文件材料移交清单》（见附件1）。

（三）档案整理

1.分类原则

-按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，保持档案之间的有机联系。

-遵循档案管理的基本原则和方法，便于档案的管理、查阅和利用。

2.分类方法

-文书档案：按照年度-保管期限-机构（问题）进行分类。即先按年度将档案分为不同的类别，再根据保管期限将每年度的档案分为永久、长期、短期三类，最后按照机构（问题）进行排列。

-科技档案：按照项目-阶段-文件类型进行分类。即先按项目将档案分为不同的类别，再根据项目的不同阶段将每个项目的档案分为前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等，最后按照文件类型进行排列。

-人事档案：按照干部人事档案管理的有关规定进行分类，一般分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、其他材料等十大类。

-财务档案：按照会计档案管理的有关规定进行分类，一般分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等四大类。

-基建档案：按照项目-单项工程-文件类型进行分类。即先按项目将档案分为不同的类别，再根据单项工程将每个项目的档案分为建筑工程、安装工程、设备购置等，最后按照文件类型进行排列。

-设备档案：按照设备-文件类型进行分类。即先按设备将档案分为不同的类别，再根据文件类型将每个设备的档案分为设备购置文件、安装调试文件、运行维护文件、报废文件等。

3.整理步骤

-装订：对收集到的文件材料进行装订，去除金属物，确保文件材料的整齐、牢固。

-分类：按照分类方法对文件材料进行分类，确定每份文件材料的类别和编号。

-编目：对每份文件材料进行编目，填写《档案目录》（见附件2），包括文件编号、责任