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采购物资交库制度

一、目的

为规范采购物资的交库管理，确保物资数量准确、质量合格、入库及时，明确各部门在物资交库过程中的职责和工作流程，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有采购物资的交库管理工作，包括原材料、辅助材料、备品备件、办公用品、固定资产等。

三、职责分工

1.采购部门：负责按照采购合同约定的时间、数量、质量标准组织物资到货，并及时通知仓库进行验收；对不合格物资的处理进行跟踪和协调。

2.仓库部门：负责对采购物资进行数量清点、外观检验和质量初步检查；办理物资入库手续，做好物资的存储和保管工作；及时反馈物资验收过程中发现的问题。

3.质量检验部门：负责对需要进行质量检验的物资进行抽样检验或全检，出具检验报告，判定物资是否合格；对不合格物资提出处理意见。

4.使用部门：参与对专用物资或技术要求较高物资的验收工作；对物资的适用性和质量进行反馈。

四、交库流程

1.到货通知：采购物资到货前，采购人员应提前[X]个工作日通知仓库部门到货的时间、物资名称、规格型号、数量等信息，以便仓库做好接收准备。

2.数量清点：物资到货后，仓库管理人员应立即对物资进行数量清点，核对送货单与实际到货数量是否一致。如发现数量短缺或盈余，应及时通知采购人员，并在送货单上注明实际到货数量。

3.外观检验：在数量清点的同时，仓库管理人员应对物资进行外观检验，检查物资包装是否完好，有无破损、变形、受潮等情况。如发现外观质量问题，应做好记录，并通知采购人员和质量检验部门。

4.质量检验：对于需要进行质量检验的物资，质量检验部门应在规定的时间内进行抽样检验或全检。检验合格的物资，质量检验部门应出具检验合格报告；检验不合格的物资，质量检验部门应出具检验不合格报告，并提出处理意见。

5.入库办理：经检验合格的物资，仓库管理人员应根据送货单和检验合格报告，及时办理入库手续，将物资存入指定的库位，并在库存管理系统中进行登记。入库单应准确记录物资的名称、规格型号、数量、单价、金额、入库日期等信息。

6.不合格物资处理：对于检验不合格的物资，采购人员应根据质量检验部门的处理意见，及时与供应商协商解决。如退货、换货、降价等。仓库管理人员应将不合格物资单独存放，并做好标识，防止与合格物资混淆。

五、交库时间要求

1.一般物资应在到货后的[X]个工作日内完成交库手续，特殊情况除外。

2.对于紧急采购的物资，应优先办理交库手续，确保生产或工作的正常进行。

六、记录与档案管理

1.仓库部门应建立物资交库记录，详细记录物资的到货时间、数量、质量检验结果、入库时间等信息，以便查询和追溯。

2.采购部门应保存采购合同、送货单、检验报告等相关文件，作为物资交库的依据。

3.质量检验部门应建立质量检验档案，记录物资的检验情况和检验结果，为质量追溯和质量改进提供依据。

七、监督与考核

1.公司应定期对采购物资交库制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。

2.对于在物资交库工作中表现突出的部门和个人，公司应给予表彰和奖励；对于违反本制度的部门和个人，公司应给予相应的处罚。

八、附则

1.本制度由公司[部门名称]负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起施行。