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公司文件管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司文件管理，确保文件的规范性、准确性、完整性和时效性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门及全体员工在工作中形成、使用、流转和保管的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同文件等。

3.职责分工

-行政部门：负责公司文件管理工作的统筹规划、制度制定与修订、文件的收发登记、归档整理、保管查阅以及销毁处置等工作。

-各部门：负责本部门文件的起草、审核、印发、使用和保管，并配合行政部门做好文件管理相关工作。

-员工个人：负责妥善保管个人使用的公司文件，严格按照规定的流程和要求处理文件，确保文件的安全与保密。

二、文件分类与编号

1.文件分类

-行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。

-业务文件：与公司业务活动相关的文件，如市场调研报告、销售合同、采购订单、技术方案、项目文档等。

-财务文件：涉及公司财务收支、预算决算、审计报告等方面的文件。

-人事文件：有关员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、人事任免等方面的文件。

-其他文件：不属于上述分类的其他文件，如外来文件、宣传资料、客户资料等。

2.文件编号

为便于文件的识别、查询和管理，对各类文件进行统一编号。编号规则如下：

-行政文件：[公司简称首字母缩写]-XZ-[年份后两位数字]-[流水号]，例如：GS-XZ-22-001，表示公司2022年发布的第1号行政文件。

-业务文件：[公司简称首字母缩写]-YW-[业务类别代码]-[年份后两位数字]-[流水号]，其中业务类别代码根据不同业务板块设定，如市场部为SC，销售部为XS，技术部为JS等。例如：GS-YW-SC-22-002，表示公司2022年市场部发布的第2号业务文件。

-财务文件：[公司简称首字母缩写]-CW-[年份后两位数字]-[流水号]，例如：GS-CW-22-003，表示公司2022年发布的第3号财务文件。

-人事文件：[公司简称首字母缩写]-RS-[年份后两位数字]-[流水号]，例如：GS-RS-22-004，表示公司2022年发布的第4号人事文件。

-其他文件：[公司简称首字母缩写]-QT-[年份后两位数字]-[流水号]，例如：GS-QT-22-005，表示公司2022年发布的第5号其他文件。

三、文件起草与审核

1.文件起草

-文件起草应遵循国家法律法规、公司规章制度以及行业标准，内容准确、完整、清晰，语言简洁明了，逻辑严谨。

-起草部门应对文件的必要性、可行性和有效性进行充分论证，确保文件具有实际指导意义和可操作性。

-涉及多个部门的文件，由主办部门牵头，会同相关部门共同起草。

2.文件审核

-文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件的格式规范、内容准确性、与公司政策的一致性、涉及事项的合理性等。

-对于重要文件或涉及重大事项的文件，需经分管领导审核。分管领导应从公司整体利益出发，对文件的内容和方向进行把关，提出审核意见。

-审核通过的文件，由审核人签字确认，并注明审核日期。审核不通过的文件，起草部门应根据审核意见进行修改完善后重新提交审核。

四、文件印发与发放

1.文件印发

-经审核通过的文件，由行政部门统一进行编号、排版、印制。

-文件印制应确保质量清晰、格式规范，符合公司文件管理要求。

-对于需要紧急印发的文件，行政部门应优先安排印制，确保文件及时发放。

2.文件发放

-行政部门负责将印制好的文件发放至各部门及相关人员。发放方式可采用纸质文件发放、电子文件传输或在公司内部网络平台发布等。

-文件发放时，应填写《文件发放登记表》，详细记录文件名称、编号、发放部门、发放日期、领取人等信息，并由领取人签字确认。

-对于机密文件或重要文件，应采用专人送达或机要传递的方式进行发放，确保文件的安全与保密。

五、文件使用与保管

1.文件使用

-各部门及员工应按照文件规定的要求和范围使用文件，不得擅自