合同档案管理制度.docx

合同档案管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门签订的各类合同、协议等文件材料的档案管理。

3.职责分工

-公司档案室负责合同档案的集中统一管理，指导、监督各部门合同档案管理工作。

-各部门负责本部门合同的起草、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理、立卷和移交工作。

二、合同档案的收集

1.收集范围

-公司对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。

-合同的补充协议、变更协议、解除协议等相关文件。

-合同签订过程中产生的意向书、备忘录、洽谈记录、招投标文件等前期资料。

-与合同履行有关的信函、电报、传真、电子邮件等往来文件。

-合同履行过程中的验收报告、结算凭证、质量反馈等文件。

2.收集要求

-各部门应在合同签订生效后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料原件或复印件提交至档案室。如因特殊原因无法按时提交，需提前向档案室说明情况，并在原因消除后[X]个工作日内补齐。

-提交的合同档案应字迹清晰、内容完整，如有破损、缺页等情况，应及时修补或补充。

-对于电子文档形式的合同档案，应确保其格式规范、内容准确，并按照规定进行备份存储。

三、合同档案的整理

1.分类原则

合同档案按照合同类型、业务性质、时间顺序等进行分类整理，确保同一类合同档案集中存放，便于查找和利用。

2.分类方法

-买卖合同类：包括原材料采购合同、产品销售合同等。

-租赁合同类：包括房屋租赁合同、设备租赁合同等。

-借款合同类：包括银行借款合同、民间借贷合同等。

-技术合同类：包括技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。

-服务合同类：包括委托服务合同、劳务合同、运输合同等。

-其他合同类：除上述合同类型以外的其他合同，如合作协议、保密协议等。

3.编号规则

合同档案编号采用年份+部门代码+合同类别代码+顺序号的方式。例如：20230101001，其中2023表示年份，01表示部门代码，01表示买卖合同类别代码，001表示该部门该类合同的顺序号。

4.整理步骤

-区分合同类别：按照合同类型将收集到的合同档案进行分类。

-排序编号：对每一类合同档案按照签订时间顺序进行排序，并赋予相应的编号。

-编制目录：根据合同档案的编号顺序，编制合同档案目录，目录内容应包括合同编号、合同名称、签订日期、签订双方、合同金额、履行期限等基本信息。

-装订成册：将合同文本及相关资料按照编号顺序依次装订成册，每册厚度不宜过厚，以便于查阅和保管。

四、合同档案的立卷

1.立卷原则

合同档案立卷应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持合同的完整性和系统性，便于保管和利用。

2.立卷方法

-一份合同及相关资料为一卷，对于合同条款较多、附件较多的大型合同，可根据实际情况分卷装订。

-卷内文件材料应按照重要程度和时间顺序排列，一般顺序为合同封面、合同正文、附件、补充协议、变更协议、解除协议、往来文件等。

-对于同一合同的不同版本或不同阶段的文件，应在卷内注明版本号或阶段标识，并按照时间顺序排列。

3.卷内备考表

卷内备考表应置于卷末，用于记录卷内文件材料的数量、缺页、损坏等情况，以及立卷人、检查人、立卷日期等信息。备考表内容应填写完整、准确，字迹清晰。

五、合同档案的保管

1.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期和短期三种。

-永久保管：涉及公司重大权益、核心业务、长期合作关系等重要合同，以及对公司具有重要历史价值和法律意义的合同档案。

-长期保管：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括一般的买卖合同、租赁合同、借款合同等。

-短期保管：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括临时性、一次性的合同，以及对公司影响较小的合同档案。

2.保管要求

-档案室应配备专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件。

-合同档案应按照