公司日常行政管理制度.docx

公司日常行政管理制度

?一、总则

1.目的

为规范公司日常行政事务管理，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.管理原则

遵循合法合规、合理高效、权责明确、服务至上的原则。

二、办公环境管理

1.办公区域划分

-根据公司业务需求，合理划分各部门办公区域，明确标识。

-公共区域包括会议室、接待室、茶水间、卫生间等，由行政部门负责统一管理。

2.办公设施配备

-为员工配备必要的办公桌椅、电脑、电话、文件柜等办公设施，确保正常办公需求。

-定期对办公设施进行检查、维护和更新，保证设施的正常使用。

3.环境卫生维护

-实行每日卫生清扫制度，各部门负责本区域的卫生清洁，保持桌面、地面、门窗等干净整洁。

-行政部门定期组织全面卫生检查，对表现优秀的部门进行表扬，对不达标的部门提出整改要求。

-爱护办公区域内的公共设施和绿植，不得随意破坏或丢弃。

三、办公用品管理

1.办公用品采购

-行政部门根据各部门需求和库存情况，制定办公用品采购计划，报领导审批后实施采购。

-优先选择质量可靠、价格合理的供应商，建立供应商档案，定期评估供应商服务质量。

2.办公用品发放

-设立办公用品领用台账，员工领用办公用品时需填写领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。

-行政部门按照审批后的申请表发放办公用品，并在台账上记录领用日期、物品名称、数量等信息。

3.办公用品使用规定

-员工应节约使用办公用品，避免浪费。如发现有浪费现象，行政部门有权进行批评教育并要求整改。

-对于贵重办公用品（如电脑、打印机等），实行专人专管制度，严格按照操作规程使用，定期进行维护保养。

四、文件档案管理

1.文件分类与编号

-将公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，进行分类管理。

-为每份文件编制唯一的编号，以便于查询和归档。

2.文件起草与审批

-文件起草由相关部门或人员负责，确保内容准确、规范、清晰。

-文件起草完成后，按照公司规定的审批流程进行审批，审批通过后方可印发。

3.文件印发与存档

-行政部门负责文件的印发工作，确保文件格式统一、印刷清晰。

-文件印发后，及时将原件和复印件分别存档，电子文件应进行备份存储，确保文件的完整性和安全性。

4.档案整理与保管

-定期对档案进行整理，按照年度、类别等进行分类归档，便于查找和利用。

-档案保管应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。

5.档案查阅与借阅

-因工作需要查阅档案的，需填写档案查阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。

-如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经公司领导批准后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。

五、会议管理

1.会议类型

-公司会议分为定期会议和不定期会议，定期会议包括周会、月会、季度会等，不定期会议根据工作需要临时召开。

2.会议组织

-行政部门负责会议的组织工作，包括会议通知的发送、会议场地的安排、会议资料的准备等。

-会议通知应明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等信息，提前发送给相关人员。

3.会议记录

-每次会议应安排专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。

-会议记录应及时整理，形成会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员，并归档保存。

4.会议决议执行

-会议决议形成后，相关部门应按照决议要求及时组织实施，并将执行情况反馈给行政部门。

-行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保决议事项得到有效落实。

六、印章管理

1.印章种类

公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。

2.印章保管

-公章由行政部门负责人指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，财务专用章和法人章由财务部门指定专人保管。

-印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人使用。如因工作需要暂时离开岗位，应将印章交接给其他指定人员，并做好交接记录。

3.印章使用审批

-使用印