公司物资采购管理制度.docx

公司物资采购管理制度

?一、总则

1.目的

为规范公司物资采购管理工作，加强内部控制，确保采购物资的质量符合要求，降低采购成本，提高采购效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门因生产、经营、管理等需要进行的物资采购活动，包括原材料、设备、办公用品、劳保用品等各类物资。

3.基本原则

-按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和积压浪费。

-质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资符合相关标准和要求。

-成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。

-公开公正原则：采购过程应遵循公开、公正、公平的原则，接受公司内部和外部的监督。

-归口管理原则：物资采购实行归口管理，明确各部门在采购工作中的职责和权限。

二、职责分工

1.采购部门

-负责制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，组织物资采购及验收等工作。

-建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。

-收集市场信息，掌握物资价格动态，为公司采购决策提供参考。

2.需求部门

-负责提出物资需求计划，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。

-参与供应商的选择和评估工作，协助采购部门进行采购谈判。

-负责对采购物资进行验收，如发现问题及时与采购部门沟通处理。

3.财务部门

-负责审核采购预算，安排采购资金。

-对采购合同进行审核，确保合同条款符合财务规定。

-负责采购款项的支付和账务处理。

4.审计部门

-负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。

-对采购过程中的违规行为进行调查和处理。

三、采购计划管理

1.年度采购计划

-各需求部门应于每年年底前根据公司下一年度的生产经营计划和预算，编制本部门的年度物资需求计划，提交至采购部门。

-采购部门汇总各需求部门的年度物资需求计划后，结合公司库存情况，编制公司年度采购计划，报公司领导审批。

2.月度采购计划

-各需求部门应于每月25日前根据当月生产经营情况，对次月物资需求进行预测，编制月度物资需求计划，提交至采购部门。

-采购部门根据月度物资需求计划，结合库存动态和采购周期，编制月度采购计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等，报公司领导审批。

3.临时采购计划

-因生产经营急需或其他特殊原因需要临时采购物资的，需求部门应填写临时采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、紧急程度等，经部门负责人审核后提交至采购部门。

-采购部门对临时采购申请表进行审核，符合采购条件的，报公司领导审批后及时组织采购。

四、供应商管理

1.供应商选择

-采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。

-根据物资采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。

-对于重要物资的采购，采购部门应组织需求部门、质量部门等相关人员对潜在供应商进行实地考察，考察合格后确定为候选供应商。

-采购部门与候选供应商进行商务谈判，协商采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，达成一致后签订采购合同。

2.供应商评估

-采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。

-采购部门根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优秀供应商，给予优先合作机会；B类供应商为合格供应商，保持正常合作；C类供应商为不合格供应商，减少或停止合作。

-对于评估结果较差的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。

3.供应商档案管理

-采购部门应为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、产品质量认证文件、业绩证明材料、合作合同、评估记录等。

-供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。