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关于办公资源采购的通知

一、采购需求

1.1办公设备需求

办公设备是企业日常运营中不可或缺的部分，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机等。电脑作为主要的办公工具，需要具备一定的配置和功能，以满足员工日常工作的需求，如处理文档、浏览网页、运行办公软件等。打印机则需要具备打印速度快、打印质量高的特点，以满足企业内部文件打印的需求。复印机和传真机也需要具备高效的工作能力，以满足企业日常办公的传真和复印需求。还需要考虑办公设备的品牌、型号、价格等因素，以选择性价比高的办公设备。

1.2办公用品需求

办公用品是企业日常办公中必不可少的物品，包括但不限于纸张、笔、笔记本、文件夹、订书机等。纸张是企业日常办公中使用最多的物品，需要选择质量好、价格合理的纸张。笔和笔记本则需要选择书写流畅、质量好的产品，以满足员工日常书写和记录的需求。文件夹和订书机等办公用品也需要选择质量好、耐用的产品，以提高办公效率。还需要考虑办公用品的品牌、型号、价格等因素，以选择性价比高的办公用品。

1.3办公家具需求

办公家具是企业办公环境的重要组成部分，包括但不限于办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。办公桌需要具备足够的桌面空间和储物空间，以满足员工日常工作的需求。办公椅则需要具备舒适的坐感和良好的支撑性，以提高员工的工作效率。文件柜和沙发等办公家具也需要选择质量好、耐用的产品，以满足企业日常办公的需求。还需要考虑办公家具的款式、颜色、材质等因素，以营造出舒适、美观的办公环境。

二、采购流程

2.1需求提交

各部门根据工作需要，提出办公资源采购需求，填写《办公资源采购申请表》，明确采购物品的名称、规格、数量、预算等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门对各部门提交的采购需求进行汇总和审核，确定采购计划和预算，并报公司领导审批。

2.2供应商选择

行政部门根据采购需求，通过招标、询价、竞争性谈判等方式，选择合适的供应商。在选择供应商时，需要考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格等因素，并与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

2.3采购审批

采购合同签订后，行政部门将采购合同提交至公司领导审批，经审批通过后，方可进行采购。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划或预算，需经公司领导审批同意后方可执行。

三、预算安排

3.1预算编制

行政部门根据公司的发展规划和办公资源需求，编制年度办公资源采购预算，并经公司领导审批通过后执行。在编制预算时，需要考虑办公资源的市场价格、采购数量、供应商等因素，以保证预算的合理性和可行性。

3.2预算调整

在采购过程中，如遇特殊情况需要调整预算，需经公司领导审批同意后方可执行。调整预算时，需要说明调整的原因、调整的金额等信息，并经相关部门负责人签字确认。

3.3预算控制

行政部门对办公资源采购预算进行严格控制，保证采购费用不超过预算金额。在采购过程中，如遇费用超支情况，需及时向公司领导汇报，并采取相应的措施进行控制。

四、供应商管理

4.1供应商资质审核

在选择供应商时，需要对供应商的资质进行审核，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的真实性和合法性。同时还需要对供应商的生产能力、质量控制体系、售后服务等方面进行评估，以保证供应商的资质和能力符合公司的要求。

4.2供应商评价

对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行定期评价，建立供应商评价档案。根据评价结果，对供应商进行分级管理，对评价优秀的供应商给予优先合作机会，对评价不合格的供应商进行淘汰。

4.3供应商合作

与供应商建立长期稳定的合作关系，定期与供应商沟通交流，了解供应商的生产经营情况和市场动态，及时解决合作中出现的问题。同时还需要加强对供应商的监督管理，保证供应商按照合同约定履行义务。

五、采购合同

5.1合同签订

采购合同是采购双方权利和义务的法律依据，在签订采购合同时需要明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，并经双方签字盖章后生效。

5.2合同执行

采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。行政部门负责监督合同的执行情况，及时协调解决合同执行中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间和质量要求交付货物，并提供相应的售后服务。

5.3合同变更

在合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，需经双方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更的时间等信息，并经双方签字盖章后生效。

六、到货验收

6.1到货通知

供应商按照合同约定的时间和地点交付货物后，应及时通知行政部门。行政部门收到到货通知后，应组织相关人员进行验收。

6.2验收标准

根据采购合同和相关标准，制定详细的验收标准，包括货物的外观、规格、数量、质量