高效时间管理.ppt

请记着:巴雷德“80/20”定理第30页，共58页，星期日，2025年，2月5日看看你的工作日志,然后问自己:几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候?你将当天的主要目标完成到什么程度?你会照着优先次序的书面计划做事吗?你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?你花的时间与你的优先次序是否相称?第31页，共58页，星期日，2025年，2月5日以行动配合计划将目标写下来 -是什么目标?要达致什么的成果?行动 –要做些什么?次序 -哪些应该先做/哪些为后?订下完成 日期及排列优先次序时间估计 –每项的行动需要多长时间?灵活性 –有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 –甚么时候处理甚么事项？第32页，共58页，星期日，2025年，2月5日立即行动!1/改变你的习惯－行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是属于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移!罗曼·罗兰名言：性情即命运!第33页，共58页，星期日，2025年，2月5日立即行动!2/修正你的态度－时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。第34页，共58页，星期日，2025年，2月5日怎样可以增加

你的生产力?第35页，共58页，星期日，2025年，2月5日1.你的办公桌你的工作环境是怎么样?有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?第36页，共58页，星期日，2025年，2月5日改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座…..)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方第37页，共58页，星期日，2025年，2月5日将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档改善工作环境第38页，共58页，星期日，2025年，2月5日2.归档所有的文件和书信应只分成三类:马上处理只作参考归档第39页，共58页，星期日，2025年，2月5日归档系统一些你需要今天马上完成的事情-DONOW一些你需要这个星期完成的工作-FILE一些你需要归档的文件-FILE有空才阅读的书本-READ需要传阅的文件-PASSON一些文件需要等待资料完成-PROGRESS第40页，共58页，星期日，2025年，2月5日3.如何处理电话/电邮如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电打电话之前,要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件自设时限第41页，共58页，星期日，2025年，2月5日4.处理会议每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限,以方便各人安排工作第42页，共58页，星期日，2025年，2月5日5.授权授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智第43页，共58页，星期日，2025年，2月5日授权应有的心态?把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会它不是用来惩罚下级不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情第44页，共58页，星期日，2025年，2月5日授权的形态主要可以分成两种形态：下达指令充分信任第45页，共58页，星期日，2025年，2月5日第1页，共58页，星期日，2025年，2月5日认识时间障碍分析如何运用时间掌握各种有效控制时间的工具订出行动方案课程目标第2页，共58页，星期日，2025年，2月5日时间管理的错误观念时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错