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文档编号：XXXX-IT/ISMS-B-25
XXXX有限公司
IT/ISMS程序文件
电子邮件管理程序
拟制
编制小组
审核
XXX
批准
XXX
日期
2023-01-10
日期
2023-01-10
日期
2023-01-10
修订记录
日期
版本
修订内容概要
拟制
审核
批准
2023-01-10
A/0
首次发布
编制小组
XXX
XXX
XXXX有限公司对本文件资料享受著作权及其它专属权利，未经书面许可，不得将该等文件资料（其全部或任何部分）披露予任何第三方，或进行修改后使用。
目录
TOC\o1-2\h\z\u553目录 2
27931目的 3
236492范围 3
179253职责 3
192994相关文件 3
79615程序 3
144586记录 4
1目的
为了对组织内员工使用电子邮件（Email）情况进行有效的控制，特制定本程序。
2范围
本程序适用于组织内电子邮箱的管理和员工使用电子邮件管理。
3职责
3.1综合部
负责批准组织内电子邮箱的使用申请。
负责组织的电子邮箱的开通、注销及日常维护管理；
负责员工使用电子邮件情况的监控。
4相关文件
《信息安全及信息技术服务管理手册》
《信息系统访问与使用监控管理程序》
5程序
5.1电子邮件使用策略
因工作需要的组织内的员工均可申请公司电子邮箱，组织的电子邮箱的账号密码必须符合《信息系统访问与使用监控管理程序》；
不得使用组织的电子邮箱发送、转发、收取机密信息，不得使用个人电子邮箱发送、转发、收取机密和秘密信息；
组织有权对员工使用组织的电子邮箱情况、在组织内网络使用个人电子邮箱情况以及传送的内容进行监视和记录，并对其内容进行存储备份以用于法律目的。
使用电子邮箱应遵循《电子邮件策略》规定。
5.2电子邮箱分类
原则上，组织只为个人设置一个电子邮箱。
个人邮箱是组织为员工个人提供的具体邮件地址，由员工个人申请使用。
电子邮件系统邮箱的增删处理由电子邮件系统管理员操作执行。
5.3电子邮箱的申请、使用
新员工入职时，在分配完个人PC机之后，由综合部人员安装操作系统及工具软件后，为其设置电子邮箱。
电子邮箱的用户名原则为用户中文名拼音名姓，初始密码为666888+姓名首字母，此密码应该在员工第一次使用时立即更改。当邮箱发生重名时，则用户名使用用户字符大小写+阿拉伯数字序号+特殊符号，邮箱中文名说明上使用员工中文名。
原则上，电子邮箱一旦开启，不允许修改邮箱地址。
电子邮箱的使用限制如下：
禁止用户群发附件大于10M的邮件。
不得私自利用电子邮箱向同行业组织发送含附件邮件。
5.4电子邮箱的注销
当员工离职（包括辞职、解聘、离退休）时，由员工所在部门通知综合部电子邮件系统管理员，电子邮件系统管理员负责注销此邮箱，并在《电子邮箱一览表》注明。
综合部安全管理员负责每半年检查一次电子邮件系统的授权使用情况，填写《电子邮箱使用情况检查表》。
5.5电子邮箱的安全
综合部电子邮件系统管理员负责电子邮箱系统的日常维护，并监控员工使用组织电子邮箱的情况。
综合部安全管理员负责监控员工在组织网络使用个人电子邮箱的情况。
当发生或疑似发生信息安全事件时，应对员工使用组织的电子邮箱的情况、在组织网络使用个人电子邮箱的情况以及传送的内容进行存储备份。
6记录
《电子邮箱使用情况检查表》
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