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学校秘书整改方案

为了更好地加强学校管理，提高学校行政工作的效率和质量，解决学校秘书工作中存在的问题，现对学校秘书整改方案进行如下阐述：

一、问题回顾

1.缺乏沟通和反馈机制，与教育教学管理部门配合工作不够密切，导致信息传递不畅，存在信息不对称的情况。

2.工作量过大，时间较紧，工作安排不合理，导致工作质量下降，效率低下。

3.工作内容存在重复性，手工作业过多，需要大量时间和人力完成。

4.对于公文处理、档案管理等工作缺乏规范性操作，导致文件组织、存储不够清晰、方便、准确。

二、整改建议

1.加强与教育教学管理部门的联系沟通，建立起科学合理的工作机制，定期召开会议，开展交流，提高工作透明度，避免信息不对称。

2.合理规划和安排工作，根据工作性质和工作量，建立起科学的工作计划和工作方法。同时，加强与食堂、后勤等部门配合工作，提高工作效率。

3.采用信息化手段，利用电子邮件、办公自动化系统等工具来完成一些批量性工作，并通过培训，提高秘书工作人员的电脑水平，减轻手工作业量。

4.建立完善的文件管理制度，规范公文的起草、审核、签发和传阅、归档等流程，同时对于公文格式、编号、印章等方面进行标准化操作，以便存储和查找。

三、整改措施

1.优化工作制度，通过召开暨重大会议、开展业务培训等措施，引导全体秘书认可和执行优化和创新工作方法，提高工作效率和质量。

2.秘书工作分流、分责，科学制定工作任务单、岗位责任书，以确保工作环节之间相互协调与独立运转。因此，具体工作的负责人必须严格遵守任务书、作业流程，逐步实现工作规范化。

3.制定档案管理标准，利用电子档案管理系统等先进技术实现公文的全程管理，使文件的传递记录、存储、配置和借阅等方面得到有效的管理和控制，对文件的实时查询汇总和定期归档等方面具有较高的效率和准确度。

四、整改预期效果

1.建立起有效的沟通机制，增加秘书工作的透明度和高效性。

2.优化工作流程，并采用信息化手段，减少手工作业，提高工作效率和质量。

3.建立起规范的公文处理、档案管理体系，提高文件组织、存储的清晰度、方便度、准确度。

4.提高管理效率，并减轻工作负担。同时，逐步实现公文、档案管理等工作规范统一，提高学校的管理水平和行政职能力。