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接待管理制度

一、总则

（一）目的

为进一步规范公司接待管理工作，加强内部控制，合理控制接待费用支出，提升接待工作质量和效率，塑造良好的公司形象，结合公司实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构的所有接待活动。接待对象包括但不限于上级主管部门领导及工作人员、合作伙伴、潜在客户、供应商、业务关联单位人员等。

（三）接待原则

1.统一管理原则：接待工作实行统一归口管理，由行政部门负责统筹安排和协调，确保接待工作的一致性和规范性。

2.对等接待原则：根据接待对象的身份、职务、来访目的等因素，安排相应级别的人员进行接待，做到接待规格适度、对等。

3.务实节俭原则：接待工作要注重实效，严格控制接待标准和费用支出，杜绝铺张浪费，做到既能满足接待需求，又能合理节约成本。

4.安全保密原则：在接待过程中，要高度重视安全和保密工作，确保接待对象的人身安全和公司商业机密的安全。

二、接待管理职责分工

（一）行政部门

1.负责制定和完善公司接待管理制度，并监督制度的执行情况。

2.统筹安排公司的各类接待活动，包括制定接待方案、安排接待人员、预订酒店、餐厅、会议室等。

3.审核接待费用预算和报销凭证，控制接待费用支出。

4.对接待工作进行总结和评估，不断改进接待工作质量。

（二）业务部门

1.负责与接待对象进行沟通和联系，了解来访目的、人数、行程等信息，并及时向行政部门反馈。

2.根据业务需求，提出接待建议和方案，协助行政部门制定具体的接待计划。

3.负责接待过程中的业务洽谈、技术交流等工作，确保接待活动达到预期的业务目标。

（三）财务部门

1.负责审核接待费用的预算和报销凭证，确保费用支出符合公司财务制度和相关规定。

2.对接待费用进行核算和统计，定期向公司管理层汇报接待费用的使用情况。

（四）其他部门

根据接待工作的需要，其他部门应积极配合行政部门和业务部门做好相关工作，提供必要的支持和协助。

三、接待工作流程

（一）接待申请

1.业务部门在得知有接待需求后，应及时填写《接待申请表》，详细注明接待对象的基本信息、来访目的、人数、预计停留时间、接待方式、接待费用预算等内容。

2.《接待申请表》经部门负责人审核签字后，报行政部门审批。对于重要的接待活动，还需报公司分管领导或总经理审批。

（二）接待方案制定

1.行政部门在收到《接待申请表》后，应根据接待对象的情况和公司的实际情况，制定详细的接待方案。接待方案应包括接待日程安排、接待人员分工、接待场所安排、接待费用预算等内容。

2.接待方案制定完成后，行政部门应及时与业务部门沟通，征求意见和建议，并根据反馈意见进行修改和完善。最终的接待方案需报公司分管领导或总经理批准后实施。

（三）接待准备工作

1.人员安排：根据接待方案，行政部门负责确定接待人员名单，并明确各接待人员的职责和分工。接待人员应具备良好的沟通能力、服务意识和专业素养，能够熟练掌握接待工作的流程和要求。

2.场所安排：行政部门负责预订合适的酒店、餐厅、会议室等接待场所，并确保场所的环境整洁、设施齐全、安全可靠。对于重要的接待活动，还应提前进行实地考察和布置。

3.资料准备：业务部门负责准备与接待对象相关的业务资料、宣传资料等，以便在接待过程中进行介绍和交流。行政部门负责准备公司的宣传画册、纪念品等礼品。

4.车辆安排：行政部门根据接待对象的人数和行程安排，合理调配公司车辆或租赁外部车辆，确保接待对象的出行方便和安全。

（四）接待实施

1.接待人员应按照接待方案的要求，提前到达接待场所，做好接待准备工作。在接待过程中，要热情大方、礼貌周到，严格遵守接待工作的流程和规范。

2.业务部门负责接待过程中的业务洽谈、技术交流等工作，行政部门负责协调和保障接待活动的顺利进行。接待人员应及时了解接待对象的需求和意见，妥善处理各种突发情况。

3.接待活动结束后，接待人员应及时与接待对象进行沟通和反馈，了解接待效果和存在的问题，并向行政部门和业务部门汇报。

（五）接待费用报销

1.接待活动结束后，接待人员应及时整理接待费用报销凭证，填写《费用报销单》，并附上《接待申请表》、接待方案、发票等相关资料。

2.《费用报销单》经部门负责人审核签字后，报行政部门和财务部门审核。财务部门根据公司财务制度和相关规定，对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。

四、接待标准

（一）住宿标准

1.对于上级主管部门领导及工作人员，可根据实际情况安排入住四星级及以上酒店；对于合作伙伴、潜在客户、供应商等，可安排入住三星级及以上酒店。

2.住宿房间的类型应根据接待对象的身份和人数进行合理安排，原则上安排单人标准间或双人标准间。

3.住宿费用应控制在预算范围内