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支出凭单

年 月 日 第 号

领款人： 主管审批

财务主管 记账 出纳 审核 制单

费用支出申请流程

一、申请发起阶段

填写费用支出申请表：公司内部各部门员工在有费用支出需求时，需填写规范的费用支出申请表。申请表应详细记录申请人姓名、所在部门、联系电话等基本信息，方便后续沟通与核实。明确填写费用支出的项目名称，例如“市场推广活动费用”“办公设备采购费用”“员工培训费用”等，确保费用项目清晰可辨。阐述费用支出的用途及背景，以市场推广活动费用为例，需说明推广活动的目标、预计覆盖受众、活动形式等；若为办公设备采购，要说明采购设备的必要性，如现有设备无法满足工作需求的具体情况。准确填写申请支出的金额，注意大小写一致，并预估费用支出的时间，以便公司进行资金规划。

准备相关附件材料：为支撑费用支出申请的合理性，需附上对应证明文件。若为采购类费用，需提供供应商报价单，对比不同供应商价格以证明所选供应商的性价比；采购合同草案，明确采购商品或服务的规格、数量、交付时间、质量标准等关键条款。若是服务类费用，如广告投放服务，要附上广告公司提供的服务方案，包括广告投放渠道、投放周期、预期效果等内容；服务费用明细清单，详细罗列各项服务收费项目及金额。对于活动类费用，需提供活动策划方案，涵盖活动流程、人员安排、预算明细等；场地租赁协议（若有），明确场地使用时间、租金金额及支付方式等。

二、审批流转阶段

部门内部初审：申请人将填写完整且附件齐全的费用支出申请表提交至所在部门负责人处。部门负责人从部门业务需求和预算控制角度进行初审。首先判断费用支出是否与部门工作计划和业务目标相符，例如市场部门申请市场推广活动费用，部门负责人需确认该活动是否契合当前市场推广策略及品牌建设计划。同时，审查申请金额是否在部门预算范围内，若超出预算，需申请人说明超支原因及后续预算调整方案。若初审通过，部门负责人签字确认；若存在问题，要求申请人补充资料或修改申请后重新提交。

财务部门审核：经部门初审通过的申请流转至财务部门。财务人员从财务合规性、资金状况及费用标准等多方面审核。检查申请表填写是否规范，附件是否齐全有效，发票开具预期是否符合税务要求，例如发票抬头应准确为公司名称，发票内容需与费用支出项目一致。评估公司当前资金余额能否满足该笔费用支出，避免资金链紧张。依据公司财务制度，审查费用支出标准是否合规，如差旅费中的住宿、交通标准，业务招待费的限额等。若审核通过，财务负责人签字确认；若不符合要求，财务部门将申请退回，并详细说明退回原因。

高层审批（依金额及性质而定）：对于大额费用支出，或涉及公司重要战略方向、特殊业务领域的费用申请，需提交至公司高层领导审批。高层领导从公司整体战略规划、资源配置和风险控制层面进行综合考量。例如，重大投资项目的前期调研费用申请，高层领导需评估该项目与公司长期发展战略的契合度，以及潜在风险与收益。审批通过后，费用支出申请进入款项支付环节。

三、款项支付阶段

支付信息核对：财务部门在收到经最终审批通过的费用支出申请后，再次核对支付信息。确认收款方名称、开户行及账号等信息准确无误，与申请中提供的供应商或服务方信息一致。对于涉及外币支付的情况，还需确认汇率及相关外汇管理规定的执行，确保支付符合法规要求。

款项支付操作：根据公司财务制度规定的支付方式进行款项支付。若为银行转账，财务人员通过公司银行支付系统，录入支付指令，将款项准确无误地转至收款方账户，并及时获取银行转账回单作为支付凭证留存。若采用支票支付，财务人员准确填写支票信息，包括收款方名称、金额、日期等，加盖公司财务印章后，交付给申请人或直接送达收款方，并做好支票领用登记。支付完成后，财务人员在财务系统中及时记录费用支出信息，更新公司资金账目，包括费用支出项目、金额、支付时间、收款方等，以便后续财务核算与审计。