档案室管理制度.docx

档案室管理制度

??一、总则

1.目的

为了加强本单位档案室的科学管理，确保档案的完整与安全，有效开发和利用档案信息资源，为单位各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于本单位档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。

3.职责分工

档案室管理人员：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管、统计等，确保档案的安全与完整；办理档案的查阅、借阅手续，提供档案利用服务；定期对档案进行清查、核对，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制；负责档案信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索和利用。

各部门兼职档案员：负责本部门文件材料的收集、整理和初步立卷工作，定期向档案室移交应归档的文件材料，并协助档案室管理人员做好档案的查阅、借阅等工作。

单位领导：负责对档案室管理工作进行指导和监督，协调解决档案管理工作中出现的问题，确保档案管理工作的顺利开展。

二、档案的收集与整理

1.收集范围

本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录、图表、声像等材料，包括上级机关下发的与本单位有关的文件、本单位制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、业务报表、技术资料、合同协议、财务凭证、人事档案等。

本单位在重大活动、重要项目中形成的专题档案，如项目申报材料、项目实施过程中的文件资料、项目验收报告等。

本单位人员在外出学习、培训、考察等活动中带回的与工作相关的文件资料。

2.收集要求

各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。

收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保管要求。

对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照相关规定进行备份和存储。

3.整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.整理方法

分类：根据档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、声像档案类等若干类别。

编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和逻辑性。

编目：对每份档案进行编目，包括档号、题名、日期、来源、保管期限等信息，并将编目信息录入电子档案管理系统。

装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。

三、档案的归档

1.归档时间

各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的应归档文件材料整理完毕，并移交档案室归档。

对于重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后的[具体时间]内归档。

2.归档手续

各部门兼职档案员应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息，并与档案室管理人员进行核对。

档案室管理人员在核对无误后，应在《档案移交清单》上签字确认，并将档案接收归档。

3.归档要求

归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、编目完整。

档案应装订整齐，无破损、缺页等情况。

电子档案应与纸质档案同时归档，并确保电子档案的内容与纸质档案一致。

四、档案的保管

1.保管环境

档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为保管场所，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。

档案室的温度应控制在[具体温度范围]，相对湿度应控制在[具体湿度范围]。

2.档案存放

档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。

不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。

电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。

3.档案清查

档案室管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。

在清查过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复和处理。

对清查结果应进行详细记录，并形成《档案清查报告》。

4.档案鉴定

定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由单位领导、档案室管理人员和相关业务部门人员组成的鉴定小组负责进行。

鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值，确定档案的保管期限。

对已到保管期限的档案，应进行严格鉴定，确无保存价值的，应按照规定进行销毁。

5.档案销毁

档案销毁应严格按照程序进行，由鉴定小组提出销毁意见，报单位领导批准。

档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过