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2025会议室使用管理办法

一、总则

为了规范2025会议室的使用，提高会议室的使用效率，为公司员工及相关人员提供一个良好的会议环境，特制定本管理办法。本办法适用于公司内部各部门、员工以及因业务需要使用2025会议室的外部人员。

二、会议室基本情况

2025会议室位于公司大楼[具体楼层]，面积约为[X]平方米，可容纳[X]人同时开会。室内配备了先进的音响设备、高清投影仪、电子白板、高速网络等设施，能满足各类会议、培训、商务洽谈等活动的需求。

三、使用申请

1.申请方式

-公司内部员工需使用2025会议室，应通过公司指定的会议预订系统进行申请。登录系统后，按要求填写会议相关信息，包括会议主题、使用时间、参会人数、所需设备等。

-外部人员使用2025会议室，需由公司内部对接部门代为申请。对接部门应在申请时注明外部人员的单位、姓名、联系方式以及会议目的等详细信息。

2.申请时间要求

-为确保会议室使用安排的合理性和有序性，原则上应提前[X]个工作日进行申请。对于紧急会议，应及时与行政部门沟通协调，在不影响其他会议安排的前提下，尽量满足使用需求。

-若申请使用的时间段已被其他会议预订，申请人可选择调整会议时间或更换其他会议室。

3.审批流程

-申请提交后，由行政部门负责审批。行政部门将根据会议室的使用情况、申请信息的完整性和合理性等进行审核。

-对于符合要求的申请，行政部门将在[X]个工作日内予以批准，并通过会议预订系统反馈审批结果。对于不符合要求的申请，行政部门将说明原因并退回申请，申请人可根据反馈意见重新提交申请。

四、使用规范

1.会前准备

-会议组织者应在会议开始前[X]分钟到达会议室，进行设备调试和资料准备等工作。如发现设备故障或其他问题，应及时联系行政部门安排维修人员进行处理。

-若需要使用特殊设备或进行特殊布置，会议组织者应提前与行政部门沟通，以便做好相应的准备工作。

2.会中管理

-会议期间，参会人员应自觉遵守会议室的使用规定，保持室内安静、整洁，不得随意大声喧哗、打闹。

-爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或挪用。如因使用不当造成设备损坏，责任人员应承担相应的维修或赔偿费用。

-严格控制会议时间，如需延长会议时间，应提前向行政部门申请，经批准后方可继续使用。

-会议组织者应负责会议的组织和管理，确保会议秩序和效果。同时，要注意节约能源，根据实际需要合理使用灯光、空调等设备。

3.会后清理

-会议结束后，会议组织者应组织参会人员清理会议室，将桌椅归位，带走个人物品。

-关闭所有电器设备，如投影仪、音响、空调等，关好门窗，确保会议室安全。

-行政部门将对会议室进行检查，如发现未清理干净或设备未关闭等情况，将对相关责任人进行提醒或批评教育。

五、设备使用与维护

1.设备操作培训

-为确保员工正确使用会议室的设备，行政部门将定期组织设备操作培训。新员工入职后，应及时参加培训，了解设备的基本操作方法和注意事项。

-对于不熟悉设备操作的员工，可在使用前向行政部门咨询，行政部门将安排专人进行指导。

2.设备维护与保养

-行政部门负责定期对会议室的设备进行检查、维护和保养，确保设备的正常运行。

-建立设备维护档案，记录设备的维修、保养情况和使用状态。对于出现故障的设备，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。

-如因设备老化或损坏严重，无法正常使用，行政部门应及时提出更新或更换设备的申请，经公司领导批准后进行处理。

3.设备使用注意事项

-使用投影仪时，应避免频繁开关，开启后需等待[X]分钟方可关闭，关闭后需等待[X]分钟方可再次开启。

-电子白板使用完毕后，应及时清理屏幕，避免残留笔迹影响下次使用。

-音响设备的音量应根据会议室的大小和参会人数进行合理调节，避免音量过大或过小。

六、安全管理

1.消防安全

-会议室应配备必要的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。

-参会人员应熟悉会议室的消防疏散通道和安全出口位置，遵守消防安全规定，不得在室内吸烟或使用明火。

-如发生火灾等紧急情况，应立即按照应急预案进行疏散和救援，确保人员安全。

2.用电安全

-会议室的电器设备应按照规定进行安装和使用，不得私自拉接电线或使用大功率电器。

-定期检查电器设备的线路和插头，如发现破损、老化等情况，应及时更换。

-会议结束后，应及时关闭所有电器设备的电源，避免电器长时间