零基预算法案例.docx

3

零基预算法案例

随着时代的演进，管理理论与技术方法不断地推陈出新，应用于各行业上。图书馆虽然是非营利性机构，但爲求以最少成本达到最大效益，亦逐渐将目标管理、短阵式管理、零基预算法等运用于图书馆管理上。据7月25日联合报载行政院主计处通令行政院所属各部门、单位，拟定预算时务必探用零基预算法，特以国外图书馆推行零基预算法的实例来说明此法。

传统式预算方法，如图1是将前年预算总数加上通货膨胀指数，再加上新增计划的经费。如此算出的经费易造成每年不断地扩张;但事实上，图书馆经费日见紧缩，是不可能如此漫无止境的增涨的，每项原有预算项目的未经评估，极易产生不需要的支出项目仍照常支出，而迫切需要推动的新计画却欠缺经费来实施。机构的经济效益日见低落、零基预算法就是针对传统预算法的缺点加以改进而产生的新的预算方法。

O早在1924年希尔顿.杨(E.HiltonYoung)就已提出零基预算法的观念。其后在1961年美国国防部系统分析局(Depart-mentofDefense’sOfficeofSystemAnalysis)发展出Γ设计、计划及预算制度」(Program，Planning，andBudg-

O

eying,PPBS)，其后曾普遍用于美国太空计划。1960年后期，太空计划又应用了专

4

案管理（Projectmanagement）的方法。同一时期，许多机构又开始将目标管理(managementbyObjectives)的原理应用于规划及绩效考评方面。这些管理方法皆着重于「结果」，以达成目标的方案及策略来编制作业预算。1969年德州仪器公司(TexasInstruments)的人事经理彼得，皮尔(PeterPyhrr)融合上述管理方法的精髓，发展出一套完整的管理控制方法一一零基预算法(Zero-BaseBudgeting);不出几年 ,就纷纷为各界所采用;卡特总统在乔治亚州长任内大力推动此法，使此法更为有名。

零基预算法是一种规划及拟定预算的程序。它要求每一位主管在拟定年度预算时，以零为基础起点，视各单位所需推动业务来拟定预算;将机构中的业务划分为不同的决策案(deisionpackage)，采用系统化评估的方式，视其重要程度排定先后次序，再视经费多寡择要执行。它主要目的在发掘一个机构中真正要执行的工作为何?为什么要执行?有无更好的实施方法?真正重要的职务是什么?及其成本为多少等等。当我们了解我们所要执行的业务，这些业务间相互的关系，及其与机构欲达成目标间的关系;一个机构的目标才易于被贯彻达成。而达成机构的目标，就是零基预

。缩减预算，提高效能，推动新计画。重新拟订组织结构等项目。

确定目标后，紧接着就必须决定推动的方法;关于这一步骤，至少须包含下列几项:

1.确定我们的决策单位（decisionunit）。

2.选定负责人、管理者。

3.是否应先行试办，还是立即全面推行。.

4.争取高阶层管理单位的积极参与。5.拟定评断决策案的标准。

决策单位通常和组织体系相配合，参考以往之计划、作业、及活动来决定;同时它和各图书馆之组织大小、经费多寡、组织功能等有密不可分的关系;如图3，大型图书馆有较多数量之决策单位，小型图书馆则划分较少数量之决策单位;决策单位数量须适中，不能太多 ,亦不能太少，方能发挥其功效。

负责人的选择，可以视各机构本身状况而定。倘机构中某单位主管熟悉了解零基预算法 ,则可委由其一人负责。机构之上属单位中有熟悉此法之专业人才，可向其学习请教;如公共图书馆之上层政府机构中多有预算专家。机构本身中又有职员热心学习、学习力强者，则可考虑组成一项目小组来负责。若讲求时效，本身人员难以调配，则可委由外界的顾问来负

算法的真正意义所在。

確定目標擬定決策案決策案排名核定及撥款推行零基预算法的程序，如图2。首先，就是确定目标;确定我们打算做些什么工作，欲达成那些目标，产生那些结果。一般而言，其目标大致为:编拟会计年度预算及分配资源

確定目標

擬定決策案

決策案排名

核定及撥款

拟定推行策略

绩效控制与评估

图2零基预算法实施步骤

TechnicalServicesStaffinaSmallLibrary

Cataloging;

TechnicalServices(11/2staffequivalent))

Acquisitions(1)

NumberofDecisionUnits:1(i.e.entiredepartmentofdivision

TechnicalServicesinaMedium–SizedLibrary

Cataloging(6)

TechnicalServicesProcessing(2)

Acquisitions(5)

NumberofDecisionUnits:2

Cataloging/Processing(