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项目四打印数据信息

在很多情况下，一个数据库系统的操作结果是要打印输出的，也就是把数据信息打印输出。报表是Access2021数据库中的一个对象，主要用于设置数据的显示和打印格式，在报表中可以对数据库中的数据进行分组、计算、排序、汇总，然后把结果显示出来或打印出来。

本项目将带领大家完成报表的基本知识和基本技能的学习与实训。通过本项目的学习，将实现如下目标：

1.了解报表布局，理解报表的概念和功能。

2.掌握创建报表的方法。

3.掌握报表的设计和打印。

任务一打印产品销售信息

任务描述

如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以使用Access2021提供的自动创建报表功能，快速创建一个简单的报表，然后打印输出。

做一做

1．需求：利用“自动创建报表”方法，以“按类别产品销售”查询为数据源，快速创建一个报表，以表格形式显示出数据库系统中的产品销售信息。通过“文件”菜单“快速打印”按钮打印输出产品销售信息报表。完成效果如图4-1-1所示。

图4-1-1按类别产品销售报表

2．分析：本任务中涉及的主要问题和解决方法有：

1）打开数据库，找到数据源“按类别产品销售”查询。

2）打开相关工具，找到“报表”按钮。

3）创建并保存“报表”。

4）打印输出。

3．实施：

1）打开“罗斯文”数据库，在左侧“导航”窗格的“查询”中，选中“按类别产品销售”，如图4-1-2所示。

图4-1-2数据源“按类别产品销售”查询

2）单击“创建”—“报表”—“报表”按钮，如图2-1-3所示，创建报表。

图4-1-3报表工具按钮

3）单击“保存”按钮，弹出另存为对话框，输入“打印产品销售信息”，如图4-1-4所示。单击“确定”按钮创建报表并把报表打开，默认是以“布局视图”打开报表。

图4-1-4显示新建报表

4）单击“报表布局设计”—“视图”中的下拉按钮，选中“打印预览”选项，如图4-1-5所示，切换到打印预览视图，如图4-1-1所示。

图4-1-5报表视图

5）单击“打印预览”—“打印”—“打印”按钮，如图4-1-6所示，完成打印输出。

图4-1-6打印报表

5）单击“打印预览”—“关闭预览”—“关闭打印预览”按钮，如图4-1-7所示，关闭打印预览视图。

图4-1-7关闭打印预览视图

提个醒

自动创建报表只能基于一个报表或查询，并自动输出给定表或查询中的所有字段和记录。当打印输出多个数据表数据时，要先生成多表查询，再建立报表。

学一学

1．报表概述：在Access2021中有多种制作报表的方式，比如“报表”、“报表设计”、“空报表”、“报表向导”，“标签”等，如图4-1-3所示。使用这些方式能够快速完成设计并打印报表，制作满足要求的专业报表的最好方式是使用报表设计视图。报表既可以用来显示数据，还可以打印输出，但报表中的数据只能浏览而不能修改。

2．报表的功能：报表的主要功能就是将数据库中的数据按照用户选定的结果，以一定的格式打印输出。具体如下：

1）对大量数据进行比较、小计、分组和汇总，还可以对记录进行统计分析，最终把结果打印输出。

2）报表可以设计成美观的目录、表格、使用的发票、购物订单和标签等形式。

3．报表的视图：报表共有报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图等4种，如图4-1-5所示。

1）报表视图是报表设计完成后，最终被打印的视图。在报表视图中可以对报表应用高级筛选，筛选出所需要的信息。

2）打印预览视图可以查看将来打印到纸上的每一页数据，也可以查看报表的版面设置。

3）布局视图可以在显示数据的情况下，调整报表设计，可以按数据宽度调整列宽，将列重新排列，添加分组级别和汇总。

4）设计视图是使用最广泛、最灵活的，可以根据需求创建报表或修改现有的报表。

4．报表的类型：按照报表的结构可以把报表分为如下几种类型。

1）表格式报表：以行和列的形式布局数据，通常一行是一条记录，一个字段占一列，采用这种形式可以对数据分组，并对分组中的数据进行计算和统计。

2）纵栏式报表：以垂直方式显示数据，通常一行显示一个或几个字段值，一页显示一条记录。

3）标签报表：每条记录可以在多行多列上显示，一页纸可以分成多块打印记录。可以设计实现超市商品价签、公司职员名片等。

试一试

1．以“订单状态”表为数据源，用“报表”工具快速创建“订单状态信息”报表。

2．在报表的任意空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择不同的视图模式，如图2-1-8所示，查看报表的显示情况，并认真观察不同点。掌握不同视图模式的切换方法。

图4-1-8报表快捷菜单

小本子

以报表基本知识为关键词，从报表的功能、报表的视图及报表的类型等几个方面，对报表的基本知识做归纳总结，并画出思维导图。