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公司会议管理制度

一、目的

为规范公司会议管理，提高会议效率，充分发挥会议在公司决策、沟通、协调等方面的作用，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司组织召开的各类会议，包括但不限于公司级会议、部门会议、专题会议等。

三、会议类别及组织

1.公司级会议

定义：由公司高层领导主持，涉及公司整体战略、重大决策、重要工作部署等内容的会议。如年度经营总结会、季度工作规划会等。

组织部门：行政部负责组织。提前制定会议议程，通知参会人员，准备会议资料，布置会议场地等。

2.部门会议

定义：各部门内部召开，用于讨论部门工作进展、问题解决、任务分配等事项的会议。

组织部门：由各部门自行组织。部门负责人确定会议时间、地点、议程，并负责通知部门成员。

3.专题会议

定义：针对特定项目、问题或业务领域召开的会议，旨在深入探讨解决方案、协调资源等。如新产品研发专题会、重大客户项目跟进会等。

组织部门：由相关业务牵头部门负责组织。明确会议目的、参会人员，准备相关资料。

四、会议筹备

1.会议通知

通知内容：应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。如有特殊要求，如携带相关资料、提前准备汇报内容等，也需在通知中注明。

通知方式：可采用电子邮件、内部办公系统消息、书面通知等方式，确保参会人员及时收到通知。对于重要会议，应提前[X]个工作日通知。

2.会议资料准备

组织者责任：会议组织者应根据会议主题和议程，提前收集、整理相关资料，如报告、数据、方案等，并确保资料的准确性和完整性。

资料分发：资料应在会议召开前[X]天分发给参会人员，以便其提前熟悉内容，做好参会准备。

五、会议流程

1.会议开场

主持人职责：主持人介绍会议主题、目的、议程和参会人员，宣布会议开始。

2.议题讨论

发言顺序：按照议程依次进行议题讨论，相关负责人进行汇报或讲解，参会人员发表意见和建议。

时间控制：主持人应把控每个议题的讨论时间，避免讨论超时或偏离主题。

3.决策形成

决策方式：对于讨论的事项，应在充分沟通的基础上，根据公司决策机制形成决策。可采用投票表决、领导决策等方式。

记录决策：会议记录人员应准确记录决策内容和相关责任人。

4.会议总结

主持人总结：主持人对会议内容进行总结，强调重点事项和下一步工作安排。

六、会议纪律

1.参会要求

按时参会：参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织者请假，并安排代理人参会。

遵守秩序：会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、交头接耳，保持会议秩序。

2.发言规范

尊重他人：发言应简洁明了，尊重他人观点，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后再提出。

围绕主题：发言应围绕会议主题，避免冗长、无关的表述。

七、会议记录与跟进

1.会议记录

记录人员：会议组织者应指定专人负责会议记录。记录人员应准确记录会议内容，包括讨论过程、决策结果、工作安排等。

记录格式：会议记录应采用规范格式，包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等。记录完成后，需经主持人审核确认。

2.会议跟进

跟进责任人：根据会议决策和工作安排，明确跟进责任人。跟进责任人应定期检查工作进展，及时向相关人员反馈。

结果反馈：对于需要落实的事项，责任人应在规定时间内完成，并将结果反馈给会议组织者或相关领导。

八、附则

1.本制度由行政部负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效实施。