《经济应用文写作》电子教案 第七章 经济文书写作（二）第一节 商务信函.docVIP

PAGE

PAGE2

第一节商务信函

教学目标：

知识目标：了解商务信函的结构形式；明确商务信函的惯用语。

能力目标：掌握商务信函的写作原则、技巧；培养学生的语言表达能力，学会与人沟通。

教学重点：商务信函的写作原则、技巧

教学难点：商务信函的写作原则、技巧

课时安排：2课时

教学过程：

导入新课：

商务信函是一种“推销”函，是常用的商业联系媒介，写信人既可以借助信函沟通业务，也可以借此推销物品或服务等。商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，是企业对外宣传的重要手段。写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，还应具有扎实的语言功底，更要掌握规范的写作格式。商务信函已经成为现代商务活动中重要的沟通手段之一。

讲授新课：

一、商务信函的结构形式

好的信函并没有固定不变的写作模式。写信时应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。

1．基本内容

中西方商务信函有一定的区别，但主体内容一致，以西方商务信函为例，一般情况下包括信头、信内地址、收件人、称呼、主题、正文、结束语、签名、日期。

（1）信头是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。内容包括电话号码、电报挂号、传真和电传号码、信件编号或索引号码以及写信日期。中文的商务信函通常不设置信头。

（2）信内地址，即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面两行，位于书信正文的左上方。中文的商务信函通常不设置信内地址。

（3）称呼，是发信人对收信人的称号用语，自成一行，通常为中文商务信函的第一部分，英文商务信函通常位于“信内地址”左下方的一、二行处。

（4）主题。书写商务英语信函的时候，为了能便于收件人迅速了解信的主要内容，一般会单独列出信函的主题。中文商务信函通常不写。

（5）正文，叙述商务往来以及业务联系的实质问题。首先向收信人问候，然后写信函的事由，写清该信要进行的业务联系。如询问商务活动有关的事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，一般要先答后问，以示尊重。随后还要提出进一步与对方联系的希望、方式和要求。

（6）结尾。商务信函的结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复”，同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致”“敬礼”“敬祝健康”等。

（7）落款，包括写信人签名和日期。签名是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写。第一行写公司名称，第二行是个人签名，手写信函用钢笔更为郑重；根据需要还可以加所属部门的名称及签名人的职称。

2．备选内容

备选内容包括经办人姓名、相关事由、附件、附言、抄送等。

二、商务信函写作的“六C”原则

商务信函写作的“六C”原则，也是商务信函的写作要求，它包括如下内容。

1．正确

“正确”的英文写法是correctness。商务信函体现了买卖双方的权利和义务，是各行各业往来的凭据之一，因此必须写得正确。商务信函的正确性首先表现了使用者的正确运用语言的水平，包括传递给对方的所有信息都应该是正确的，不可以有虚假成分。

2．完整

“完整”的英文写法是completeness。商务信函要想完成预期的目标就要做到写作内容的完整性，也就是动笔之前要考虑到各个方面的情况，这样才能做到清楚地表明写信的目的以及你的具体需求，甚至要考虑业务交往中的具体细节。

3．具体

“具体”的英文写法是concrete。商务信函对重要的信息强调完整具体，尤其涉及双方的利益和责任的内容，如有关货物的数量，发货日期等必须具体，以免引起误解和不必要的麻烦。

4．明确

“明确”的英文写法是clearness。商务信函用语可谓字字千金，必须准确清楚地表达所要传递的信息，谨慎使用夸张、比喻等修辞手法。

5．简洁

“简洁”的英文写法是conciseness。在做到正确、完整、具体、明确的基础上更要注意商务信函写作的简洁性。一方面开门见山，免去寒暄，直接入题，就事论事；另一方面，长话短说，行文简短，省略不必要的形容词，避免语言啰唆、重复、使用陈旧的商业术语。

6．礼貌

“礼貌”的英文写法是courtesy。商务信函是商业活动的一种沟通形式，它包含礼仪的内容，就书面语言而言要常用礼貌性词汇表达想法。要使用请求式语言而忌讳运用命令式语言，尽量多用一些直接和肯定的语气而避免使用否定句。

三、商务信函的写作技巧

商务信函写作有一定的技巧性，下面略述几种技巧以资读者学习：

1．了解沟通对象；

2．使用第二人称；

3．开篇吸引读者；

4．交流目的单一；

5．运用标题、图表。

四、商务信函的惯用语

商务信函的惯用语是约定俗成的，能大大规范和简化商务信函的写作。

商务信函的起始用语常有以下两种情况：

（1）建立商务关