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水务有限公司工作联系单制度

一、总则

（一）目的

为了加强水务有限公司各部门之间、部门与下属单位之间以及与外部合作单位之间的工作沟通与协调，规范工作联系单的使用和管理，提高工作效率和质量，确保各项工作的顺利开展，特制定本工作联系单制度。

（二）适用范围

本制度适用于水务有限公司内部各部门、下属单位以及与公司有业务往来的外部合作单位之间的工作联系。

（三）定义

工作联系单是用于公司内部及与外部单位之间就工作事项进行沟通、协调、请求支持、反馈问题等的书面文件。它是一种重要的工作沟通工具，具有明确工作任务、记录工作过程、跟踪工作进度等作用。

二、工作联系单的分类

（一）内部工作联系单

主要用于公司内部各部门之间、部门与下属单位之间的工作沟通和协调。包括但不限于工作任务安排、问题反馈、信息共享、资源调配等方面的联系。

（二）外部工作联系单

用于与外部合作单位（如供应商、施工单位、政府部门等）之间的工作联系。主要涉及业务合作、项目进展、问题协调、信息交流等内容。

三、工作联系单的格式与内容

（一）格式

工作联系单应采用统一的格式，包括表头、正文、结尾三部分。

表头应包含以下信息：

1.公司名称：明确为水务有限公司。

2.工作联系单编号：采用“年份+部门代码+序号”的格式进行编号，例如“2024-01-001”，其中“2024”为年份，“01”为部门代码，“001”为序号。

3.发出部门：填写发出工作联系单的部门名称。

4.接收部门：填写接收工作联系单的部门或单位名称。

5.发出日期：填写工作联系单发出的具体日期。

正文应包括以下内容：

1.主题：简要概括工作联系的主要内容，要求准确、清晰。

2.具体内容：详细描述工作事项的背景、目的、要求、时间节点等信息。如果涉及多个事项，应分点列出。

3.附件：如有相关的附件（如图纸、数据、报告等），应在正文中注明附件的名称和数量。

结尾应包含以下信息：

1.联系人：填写发出工作联系单的联系人姓名。

2.联系电话：填写联系人的联系电话，以便接收方及时沟通。

3.发出部门盖章：加盖发出部门的公章或业务专用章。

（二）内容要求

1.准确性：工作联系单的内容应准确无误，避免模糊不清或产生歧义。对于涉及的数据、时间、地点等信息，应确保准确可靠。

2.完整性：工作联系单应包含工作事项的全部必要信息，以便接收方能够全面了解工作要求和任务。

3.简洁性：内容应简洁明了，避免冗长复杂的表述。重点突出工作事项的核心内容，提高工作联系的效率。

4.规范性：语言表达应规范、通顺，使用正式的商务语言。避免使用口语化、随意性的词汇和语句。

四、工作联系单的使用流程

（一）发出

1.需求确认：当部门或单位需要与其他部门或单位进行工作沟通和协调时，首先由相关人员确认工作需求，并明确工作事项的具体内容和要求。

2.填写工作联系单：根据工作需求，由专人负责填写工作联系单。填写完成后，应仔细核对内容的准确性和完整性。

3.审核与批准：工作联系单填写完成后，应提交给发出部门的负责人进行审核。审核内容包括工作事项的合理性、必要性以及工作联系单的格式和内容是否符合要求。审核通过后，由负责人签字批准。

4.发出工作联系单：经审核批准后的工作联系单，由发出部门按照规定的格式和内容打印出来，并加盖部门公章或业务专用章。然后通过专人送达、邮件、传真等方式发送给接收部门。

（二）接收

1.签收：接收部门收到工作联系单后，应及时进行签收。签收方式可以采用书面签字确认、邮件回复确认等方式。

2.审核与评估：接收部门收到工作联系单后，应组织相关人员对工作联系单的内容进行审核和评估。审核内容包括工作事项的可行性、合理性以及对本部门工作的影响等。

3.反馈意见：如果接收部门对工作联系单的内容有疑问或不同意见，应及时与发出部门进行沟通和协商，并在规定的时间内反馈意见。反馈意见可以采用书面回复、电话沟通等方式。

（三）处理与执行

1.任务分配：经审核评估后，如果工作联系单的内容符合要求且需要本部门处理和执行，接收部门应及时将工作任务分配给相关人员，并明确工作任务的责任人、时间节点和工作要求。

2.工作执行：相关人员应按照工作任务的要求和时间节点，认真组织实施工作。在工作执行过程中，应及时向部门负责人汇报工作进展情况。

3.问题解决：如果在工作执行过程中遇到问题或困难，相关人员应及时与发出部门进行沟通和协调，共同寻求解决方案。对于一些重大问题，应及时向上级领导汇报。

（四）回复与反馈

1.结果反馈：工作任务完成后，接收部门应及时将工作结果反馈给发出部门。反馈内容应包括工作任务的完成情况、取得的成果、存在的问题以及下一步的工作计划等。反馈方式可以采用书面报告、邮件回复等方式